Sitzungsverwaltung auf SharePoint-Basis für die Schweizerische Post

Collaboration Microsoft SharePoint
Sitzungsverwaltung auf SharePoint-Basis für die Schweizerische Post

Für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Konzernleitungssitzungen setzt die Post per 2016 ein neues Sitzungstool ein. Realisiert wurde die Lösung von GARAIO als SharePoint 2013 Provider Hosted App.

Die Vor-und Nachbereitungsaufgaben für die Konzernleitungssitzungen wurden bis anhin „manuell“ koordiniert und erledigt. Um die Effizienz und Qualität dieser Prozesse mit durchdachter Automatisierung spürbar zu steigern, führte die Post per 2016 gemeinsam mit dem Lösungspartner GARAIO ein Sitzungsverwaltungstool auf Basis von Microsoft SharePoint ein. Eine der wichtigsten Erwartungen an die neue Sitzungsverwaltung war eine einfache, nutzerfreundliche Bedienbarkeit sowie die Einhaltung der vorgegebenen Prozessabläufe.

Lösung
Das neue Tool automatisiert Prozesse und vereinfacht die Zusammenarbeit der involvierten Personen. Dank des Publikationsprozesses profitieren auch die Sitzungsteilnehmer, welche jederzeit die korrekten Unterlagen auf ihren Endgeräten (z.B. iPad) zur Verfügung haben. Neu werden mit dem Sitzungstool standardisierte Abläufe, wie etwa die Meldung von Traktanden, die Publikation von Vorausunterlagen, Einladung von Referenten und der Versand von Protokollauszügen unterstützt und optimiert. Dabei schaffen E-Mailvorlagen einen deutlichen Mehrwert. Sämtliche Dokumente werden automatisch in einheitlichen Templates erstellt. Informationen müssen nur einmal erfasst werden, und sind im Sitzungstool für alle Beteiligten auffindbar.

Da neu alle Sitzungsinformationen in einer strukturierten Form abgelegt werden, können auch statistische Auswertungen gemacht werden. Suchanfragen, wie „Zeige mir alle Beschlüsse zum Geschäft A“, können effizient und konsistent beantwortet werden. Auch eine Volltextsuche in den Dokumenten ist sitzungsübergreifend möglich.

Resultat
Die elektronische Sitzungsverwaltung der Post wurde von GARAIO als SharePoint 2013 Provider Hosted App realisiert. Ihre Nutzer können sämtliche Inhalte direkt in der Lösung editieren und aus SharePoint Dokumente und Mails mitsamt den Beilagen generieren. Da insbesondere für die Erstellung des Protokolls bisher Microsoft Word in Verwendung war, wurden die Funktionen in der Dokumentenbearbeitung diesem Programm angelehnt. Ein Novum ist dabei die Versionierung auf Feldebene, welche erstmalig im Sharepoint eine Änderungsnachverfolgung ermöglicht.

Die neue Sitzungsverwaltung steigert sowohl die Qualität als auch die Effizienz bei standardisierten Prozessen rund um die Konzernleitungssitzung. Die Vorstrukturierung der Geschäfte in formeller und inhaltlicher Hinsicht vermindert Komplexität. Für Transparenz sorgt zudem der automatische Versand von Notifikationen im Rahmen der Statuswechsel in den Sitzungen, respektive in den Traktanden. Sämtliche Informationen stehen heute zu jedem Zeitpunkt konsistent und auffindbar zur Verfügung.

Die elektronische Sitzungsverwaltung hat den Aufwand rund um die Konzernleitungssitzung spürbar reduziert.