Rehaklinik Bellikon: Mehr Effizienz & Produktivität dank GRIDWORKS

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Rehaklinik Bellikon: Mehr Effizienz & Produktivität dank GRIDWORKS

GARAIO verhilft der Rehaklinik Bellikon, einer Spezialklinik für Unfallrehabilitation, mit einer massgeschneiderten Kollaborations-Lösung zu mehr Effizienz und legt so das Fundament für eine reibungslose Zusammenarbeit der Mitarbeitenden.

24-Stunden Betreuung auf Top-Niveau

Seit über 40 Jahren ist die Rehaklinik Bellikon auf Unfallrehabilitation spezialisiert und gehört zu den führenden Rehabilitationskliniken der Schweiz. Landesweit weist sie die höchste Wiedereingliederungsquote auf. Im 24-Stunden-Betrieb bietet sie ihren Patienten interdisziplinäre medizinische Betreuung auf Top-Niveau. Damit sich die rund 470 Mitarbeitenden rund um die Uhr um das Wohl der Patienten kümmern und sie von der Frührehabilitation bis hin zum erfolgreichen beruflichen Wiedereinstieg begleiten können, ist eine reibungslose Zusammenarbeit ein Muss. Dabei ist die Wahl der richtigen Kollaborations-Software ein entscheidender Faktor.

GRIDWORKS: Die Power von SharePoint benutzerfreundlich verpackt

Die bisher eingesetzte Version „SharePoint 2013“ wurde den Anforderungen der Rehaklinik Bellikon in Sachen Benutzerfreundlichkeit nicht mehr gerecht. Deshalb wurde GARAIO beauftragt, eine Kollaborations-Plattform zu entwickeln, die auf dem alten System aufbaut und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden spürbar erleichtert. Hier kam unsere GRIDWORKS-Lösung zum Zug.

GRIDWORKS ist modular aufgebaut und lässt sich den individuellen Kundenanforderungen anpassen. GRIDWORKS packt sämtliche Funktionalitäten von SharePoint in ein leicht bedienbares System mit intuitiver und simpler Benutzeroberfläche, so dass auch Nutzer ohne grosse IT-Kenntnisse schnell und effizient mit dem neuen Arbeitsinstrument arbeiten können. Das ist ein riesiger Vorteil, denn gerade Kollaborations-Lösungen entfalten ihr volles Potenzial nur dann, wenn sie aktiv genutzt werden und einfach zu bedienen sind.

Die wichtigsten Neuerungen: So unterstützt GRIDWORKS die Rehaklinik Bellikon

Mit GRIDWORKS lassen sich SharePoint-Routineaufgaben mühelos meistern. In Projekträumen lassen sich Projekte erstellen, abwickeln und koordinieren. Das Zuweisen und Bearbeiten von Aufgaben ist ganz einfach, Termine können via Outlook synchronisiert und entsprechende Einladungen und Erinnerungen an die Teilnehmer verschickt werden.

Protokolle werden während oder nach Sitzungen direkt im System erfasst und versendet, wenn gewünscht inklusive Pendenzen, Aufgaben usw.

Mit nur einem Klick können vorgefertigte Layouts hinzugefügt werden, die unter Berücksichtigung der CI/CD-Vorgaben gestaltet wurden.

Neu erstellte Seiten lassen sich vor dem Veröffentlichen in einer Preview anschauen und überprüfen. Auch kann für Seiten oder Beiträge das Publikationsdatum beziehungsweise die Publikationsdauer individuell gesteuert werden. GRIDWORKS bietet die Möglichkeit, neue Seiten oder Beiträge als News anzulegen, die dann im News-Feed der Benutzer angezeigt werden – ähnlich wie von Social Media-Plattformen gewohnt.

Administratoren behalten stets die Kontrolle, denn Berechtigungen werden individuell auf jeden Benutzer vergeben. Wichtige Änderungen können manuell vom Administrator freigegeben werden. Das System erkennt zudem automatisch die Berechtigungen jedes Nutzers und zeigt nur Inhalte an, welche entsprechend freigegeben sind.

Im Projekt sind alle wichtigen Dokumente, Listen, Aufgabenzuteilungen usw. für jedermann einsehbar. Auch der Projektstatus und die Fälligkeiten sind gut ersichtlich.

Jeder Benutzer erhält ein eigenes Profil, in welchem er persönliche Informationen hinterlegen kann. Auch verfügt jeder Benutzer über eine „My Site“ und kann anderen Benutzern oder Seiten folgen und so stets über Aktivitäten informiert bleiben. Ganz ähnlich wie von Social Media-Plattformen bekannt.

Besonders wichtig ist der zentrale Zugriff auf Dokumente und Unterlagen. SharePoint erlaubt eine synchrone Zusammenarbeit, das heisst, mehrere Benutzer können zeitgleich Dokumente bearbeiten und ein- beziehungsweise auschecken. Office-Dokumente mit Vorlagen werden einfach in SharePoint erstellt.

Volltext-Suche und individuelle Navigation

Auch die Such- und Navigations-Elemente sind individualisiert. Jedem Benutzer wird die Navigation entsprechend seinen Berechtigungs- und Profileinstellungen angezeigt, so dass nur die jeweils für ihn relevanten Punkte angezeigt werden. Gewisse statische Navigationselemente, die für alle Nutzer wichtig sind, bleiben stets ersichtlich.

Da Dateien mit Meta-Daten angereichert werden, lassen sich Inhalte leicht über die Volltext-Suche nach Stichworten auffinden.

Digitale Sitzungsverwaltung mit nützlichen Extras

Für die Sitzungsverwaltung wartet GRIDWORKS gegenüber SharePoint mit hilfreichen Zusatzfunktionen auf, welche den ganzen Prozess von der Vorbereitung bis zum fertigen Protokoll zum Kinderspiel machen.

Sitzungseinladungen werden mit Outlook synchronisiert. Traktanden, die zeitliche Abfolge und Teilnehmende können schnell per Drag and Drop hinzugefügt und verwaltet werden.

Während der Sitzung können Beschlüsse erfasst, Aufgaben neu verteilt und Abwesenheiten fortlaufend festgehalten werden. Benachrichtigungen werden danach automatisch an die zuständigen Teilnehmenden verschickt.

Im Anschluss an die Sitzung lässt sich ganz einfach per Knopfdruck ein Protokoll im PDF- oder Wordformat erstellen und an alle Teilnehmer versenden.

Intensive Unterstützung von der Planung bis zur Systemeinführung

Nebst einer intensiven Einführung und Schulung war ein GARAIO Mitarbeiter während 14 Tagen nach der Einführung vor Ort in der Klinik, um allfällige Fragen zu beantworten, die Mitarbeitenden ins System einzuführen und für Troubleshooting zur Stelle zu stehen. Generell nahmen wir uns schon von Beginn weg sehr viel Zeit, um eng mit dem Kunden zusammenzuarbeiten und ihn optimal schrittweise ins System einzuführen.