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Christoph Isch26. März 20223 min read

Sorgenfreie Migration nach SharePoint Online und Microsoft 365

Der Weg in die Cloud ist wichtig, bereitet aber vielen Unternehmen Sorgen. Mit der richtigen Strategie und Begleitung ist diese Mission aber gar nicht mehr so schwierig, sondern wird zum garantierten Erfolg. 

Oft werde ich gefragt, was denn meine Empfehlung sei, wie man das eigene Unternehmen am besten auf die Microsoft 365 Cloud bringt. Meine Antwort ist mehr oder weniger immer dieselbe: 

  1. Beginnt mit Teams als zentralem Kommunikationsmittel und schult das gleich mit allen Mitarbeitenden. 
  2. Definiert nebenbei die Governance für M365 und baut die entsprechende Provisionierung für die M365-Groups auf. 
  3. Geht iterativ durchs Unternehmen und definiert mit allen Abteilungen, wie sie denn in Zukunft zusammenarbeiten möchten (Themen und Prozesse). 
  4. Setzt die entsprechenden M365-Groups auf, migriert eure täglich verwendeten Daten in die Struktur und schult die Leute gleich auf ihrer neuen Ablage. 

Mehr als ein IT-Projekt

Das Rezept klingt einfach, wie so oft liegt der Teufel im Detail. Wir bei GARAIO betrachten solche Projekte nicht als reine IT-Vorhaben, sondern als Change-Projekte. Es geht darum, mit dem ganzen Unternehmen neue Wege in der Zusammenarbeit zu gehen und dazu neue Werkzeuge zu etablieren. In solchen Fällen ist Widerstand vorprogrammiert. Diesen Widerstand begleiten wir mit aktivem Change-Management. Nichtsdestotrotz braucht es für einen guten Start eben auch die IT-Komponente, welche die Change-Massnahmen unterstützt. Gerne möchte ich hier auf ein paar Details eingehen, die für alle Lesenden interessant sein könnten. 

Unsere Migrationen laufen so ab, dass wir die bestehenden Ablagen abends auf read-only stellen und mit den betroffenen Abteilungen am nächsten Morgen gleich die Schulung in ihrer neuen M365-Umgebung beginnen. Es gibt somit einen harten Schnitt für alle Beteiligten, was natürlich den Nachteil einer steilen Lernkurve für alle hat – man wird richtiggehend ins kalte Wasser geworfen. Die Vorteile überwiegen jedoch aus meiner Sicht und auch aus den gemachten Erfahrungen heraus deutlich: 

  1. Der Status aller Dokumente ist eindeutig, es gibt keine Versionsprobleme oder Fragen, wo denn nun die aktuellste Version liegt. 
  2. Die Mitarbeitenden gehen den Weg gemeinsam, es ist fast unmöglich, sich dem Change zu verschliessen. 
  3. Die Daten auf dem alten System können gelöscht werden, das setzt Ressourcen frei. 
  4. Für jede Abteilung wird die passende Migration durchgeführt. 

Das klingt schön und gut, nur wie kriegt man es hin, dass alle Daten im richtigen Moment auf der richtigen Plattform verfügbar sind?

In fünf Schritten zur erfolgreichen Migration

Bei GARAIO haben wir eine Suite von Werkzeugen zusammengestellt, die es ermöglichen, die Migrationen so zu managen, dass genau das oben vorgestellte Vorgehen machbar wird. Lassen Sie mich kurz erläutern, wie das bei uns aussieht. 

Für jede Abteilung erstellen wir eine SharePoint-SiteCollection, die über die nötigen Listen verfügt, um die ganze Migration durchzuführen. Die Listen verfügen über Statusfelder, die von unseren Scripts ausgelesen werden. Das heisst, wir können über Manipulationen in den Listen direkt die Migration steuern. Dabei folgen wir dem unten beschriebenen Schema:

  1. In einem Workshop mit den Abteilungen legen wir direkt die neuen M365-Groups, das Template für die Provisionierung und die entsprechenden Berechtigungen fest. Die Erstellung erfolgt dann automatisch über Nacht. Zu Beginn sind nur die Verantwortlichen für die Migration – nennen wir sie das Migrationsteam, auf den Ablagen berechtigt. 
  2. In einem zweiten Workshop konfigurieren wir gemeinsam mit dem Migrationsteam die benötigten Channels, Ordner und so weiter in Teams und SharePoint. Auf dieser Basis weisen wir dann die bestehenden Quellablagen diesen neuen Zielablagen zu. Mit dem Setzen des entsprechenden Status werden die Daten in den Quellablagen ein erstes Mal nach M365 migriert. Wir nennen das die Initialmigration. 
  3. Bis zur Schulung dauert es nun noch einige Tage und bei der Initialmigration sind mit Sicherheit noch Fehler aufgetaucht. Die Fehler beheben wir mit dem Migrationsteam und können jederzeit eine Deltamigration machen. Dabei werden alle Daten, die seit der letzten Migration geändert wurden, noch einmal im neuesten Stand migriert. 
  4. Am Vorabend der Migration werden die Quellablagen auf read-only gestellt, es liegen somit alle Daten lesbar und ohne Zugriffssperren für die Migrationssoftware vor. Wir setzen im Migrationstool die letzte Deltamigration, die sogenannte Finalmigration, um kurz nach Mitternacht an und das Tool migriert nun noch die letzten geänderten Daten. Da es sich dabei üblicherweise, um eine sehr kleine Datenmenge handelt, reicht die Zeit allemal. 
  5. Morgens um acht Uhr findet die Schulung der Mitarbeitenden statt. Diese werden während der Schulung auf der neuen M365-Group berechtigt und können ab Ende der Schulung mit den eigenen Daten am neuen Ort weiterarbeiten. 

Natürlich wird die ganze Migration mit aktivem Change Management so begleitet, dass die Benutzenden abschätzen können, was sie erwartet. Dieses Vorgehen hat sich bei einigen Kunden bewährt und wurde von uns mittlerweile so weit perfektioniert, dass wir eine Erfolgsgarantie abgeben können. 

Gerne können Sie jederzeit mit Fragen auf mich zukommen. 

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Christoph Isch

Delivery Lead / Consultant
christoph.isch@garaio.com
+41 58 310 71 35

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