Erkenntnisse und Erfahrungen am Beispiel von Datenmigrationen nach SharePoint Online
Im Jahre 1974 sang Reinhard Mey “Über den Wolken muss die Freiheit wohl grenzenlos sein”. Obwohl der Kontext damals ein völlig anderer war, ist der Liedtext fast ein halbes Jahrhundert später im Zuge der aktuellen Digitalisierungswelle sehr zutreffend.
Digitalisierung schafft Flexibilität. Eine Aussage die gerade in den aktuellen Zeiten vielerorts zu lesen ist. Und wohl so mancher von uns würde sich gerade in Zeiten wie diesen etwas mehr Flexibilität wünschen. Sei es als Kunde, der auf einem Portal Dienstleistungen konsumieren oder Produkte kaufen will, oder als Angestellter in der täglichen Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitenden.
Oft sind Firmen aber noch weit von einem solchen Idealszenario entfernt: Ihre Kunden und Mitarbeitenden haben jederzeit und von überall vollständigen digitalen Zugriff auf sämtliche für ihre Bedürfnisse und/oder Tätigkeit relevanten Dienstleistungen, Produkte oder Informationen. Ein erster Schritt in Richtung mehr Flexibilität ist dabei der Move in die Cloud.
Wer plant, gewinnt!
Bei einer Migration von Applikationen und Plattformen gibt es durchaus Parallelen zu einem privaten Wohnungs-Umzug. Selbstverständlich erinnert man sich nicht zwangsläufig an alles, was noch im Keller schlummert. Weder stehen die Umzugsobjekte (Migrations-Objekte) wunderbar verpackt und umzugsbereit da, noch hat man eine konkrete Vorstellung davon, wie lange es später dauern kann, unbeschriftete Kartons nach fehlenden Gegenständen zu durchsuchen
Eine Migration in die Cloud – in welcher Form auch immer - ist nie ein schnelles Projekt. Sie beginnt sinnvollerweise stets mit einer Bestandsaufnahme. Es müssen alle vorhandenen Elemente erfasst und eine Klärung erfolgen, ob sie künftig noch benötigt werden und falls ja, ob diese auf der neuen Plattform funktionieren.
Mit welchem Modell in die Cloud?
Wenn es um das Thema Cloud Migration geht, stehen vornehmlich die folgenden Aspekte und Fragen im Zentrum: Welches Cloud-Modell ist das richtige für uns? Welche Anwendungen will ich in die Cloud bringen und last but not least: Wie bringe ich diese in die Cloud?
Zum letzten Punkt existieren 4 grundlegende Ansätze, wie die Migration in die Cloud erfolgen kann:
Da es im Falle von Lift & Shift um eine reine 1:1 Migration geht, sind aus technischer Sicht v.a. die letzten beiden Ansätze spannend und erfordern ausgewiesenes und dediziertes Know-How der jeweiligen Cloud-Technologie. Unsere bisherigen Erfahrungen im Bereich der Azure Cloud zeigen klar, dass dies in Bezug auf eine Reduktion von Betriebskosten und Steigerung der Flexibilität die zwei sinnvollsten und am meisten Nutzen bringenden Ansätze für eine Migration von Fachapplikationen und Individualentwicklungen sind. Auf dieses Thema wird an dieser Stelle nicht weiter eingegangen.
Migration auf ein SaaS Modell
Nicht zu unterschätzen - und im Hinblick auf den digitalen Daten-Zugriff und der damit verbunden Zeit- und ortsunabhängigen Sicherstellung der Zusammenarbeit essentiell - ist auch die Migration auf ein SaaS Modell. Dabei handelt es sich im Gegensatz zu den beiden oben erwähnten Ansätzen weniger um die (technische) Kür, sondern (analog zum Wohnungs-Umzug) eher um die fleissige Pflichtübung. Hier ist teilweise harte Knochenarbeit gefragt, denn es stehen insbesondere die Migration der Daten aus Legacy Systemen im Fokus. Seien es Mails, oder Dokumente und Dateien jeglicher Art.
Migration nach SharePoint Online
Als ein typisches Beispiel einer solchen SaaS Migration kann die Migration auf SharePoint Online (oft im Zusammenhang mit der Einführung von Microsoft Teams) genommen werden. Dieses scheinbar banale Vorgehen birgt diverse Tücken. Bei unsachgemässer Planung und zu salopper Herangehensweise («das schieben wir kurz rüber!») mündet dies zwangsläufig in einem ziemlichen Chaos. Die damit verbundene flächendeckende Unzufriedenheit infolge fehlender Akzeptanz und der daraus resultierende Produktivitäts-Abfall lässt sich vermeiden.
Aus unserer Erfahrung mit Migrationen aus SharePoint On-Premises Installationen oder von klassischen Fileablagen lassen sich grob folgende Punkte als Empfehlung für solche Migrationen festhalten:
- SaaS Services sind zwar schnell bereitgestellt, klären Sie aber vorgängig unbedingt die notwendigen Voraussetzungen, unter welchen eine effiziente Nutzung ermöglicht wird (AD Migration, Exchange Migration, OneDrive etc.).
- Konzipieren Sie die Zielumgebung unter Berücksichtigung der zukünftigen Nutzungsszenarien. Auch eine SaaS Lösung kann unterschiedlich aufgebaut und genutzt werden. Die neue Zielumgebung bietet oft weitergehende Funktionalitäten, welche es sinnvoll einzusetzen oder bewusst wegzulassen gilt. Auch unterscheidet sich die Ziel-Struktur oft von der Quell-Struktur. Hier braucht es ein sauberes und sinnvolles Mapping. Stichworte hierzu sind u.a. auch Teams an Stelle der reinen SharePoint Team Sites, oder der Einbezug von externen Teilnehmern.
- Machen Sie eine saubere Bestandesaufnahme als Grundlage für die Planung der Migration. Dazu gibt es hilfreiche Tools. Wir haben hierbei mit ShareGate die besten Erfahrungen gemacht.
- Nutzen Sie die Chance. Shit-in-Shit-Out ist kein empfehlenswerter Approach. Wie auch beim Umzug alte Kartons nicht mehr benötigt und weggeworfen werden, ist auch bei der Migration von Fileablagen das Potential der Bereinigung von Altlasten (Versionen, Drafts, nicht genutzte Dateien (Archivieren!)) enorm. Schrecken Sie vor dem Aufwand nicht zurück. Ein guter Archivierungsplan hilft Ihnen dabei.
- Definieren Sie Quality Gates. Die Migration bietet eine gute Chance zur Bereinigung und zur Qualitätssteigerung der Daten. So können Themen wie Information-Lifecycle, Informationsklassifizierung, Naming-Conventions etc. als «harte» Checkpoints definiert und für eine Migration in die Cloud vorausgesetzt werden. Dies schafft wertvolle Grundvoraussetzungen für weitere Optimierungen (z.B. AIP).
- Vergessen Sie die bestehenden Berechtigungen. Eine 1:1 Migration der Berechtigungen ist oft gar nicht möglich und infolge der neuen Zielstruktur oder Nutzungs-Szenarien (Self-Service, Delegation an Site Owner) auch nicht sinnvoll. Aber auch wenn es möglich wäre - vergessen Sie die ursprünglichen Berechtigungen und werden Sie diese Altlasten unbedingt los.
- Unterschätzen Sie den Aufwand nicht. Es ist nicht nur der technische Aspekt der eigentlichen Migration von A nach B, der in Abhängigkeit der Menge der Dokumente minutiös geplant werden muss (Durchlaufzeit, Verfügbarkeit), sondern auch der organisatorische Aspekt. Erfahrungsgemäss können nur die jeweiligen Organisationseinheiten über ihre Daten Auskunft geben, diese beurteilen und in einen «ready to migrate» Zustand bringen. Ein dafür zuständiger dedizierter Migrationsmanager hilft Ihnen bei der Orchestration, Koordination und Kommunikation und bringt die Migration sauber über die Bühne.
Vergessen Sie das Change Management nicht!
Typischerweise stehen solche Migrationen im Zusammenhang mit der Einführung von Microsoft365 und- /oder Teams an. Dabei handelt es sich nie um rein technische Projekte. Wichtig für einen erfolgreichen Switch sind Akzeptanz durch die Mitarbeitenden und damit verbunden (richtige) Nutzung. Diese zwei Faktoren bestimmen die Effektivität der zukünftigen Lösung massgebend und sind daher mit entsprechenden Change Management Massnahmen und Schulungen zu unterstützen.
Damit ist ein wichtiger Grundstein gelegt, dass nach der Migration die Arbeitsproduktivität bei erhöhter Arbeitsattraktivität erhalten bleibt und auf Basis der neuen technischen Möglichkeiten der Microsoft 365 und Power-Plattformen weiter optimiert werden kann.
Immer locker bleiben
Wir kennen wohl alle den Spruch, dass eine solide Planung die beste Grundlage für eine Improvisation darstellt. Bei Migrationsvorhaben wissen wir aus Erfahrung, dass Ihr Improvisationsvermögen mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit in irgendeiner Form gefragt sein wird. Die vielzitierte «Leiche im Keller» wird auch bei Ihnen (je früher, desto besser) zum Vorschein kommen. Das ist bei Migrationsvorhaben so sicher wie das Amen in der Kirche.
Da ich mit einem Liedzitat begonnen habe, möchte ich auch mit einem solchen abschliessen: «Immer locker bleiben!» gesungen von den Fantastischen Vier. Das möchte ich Ihnen als Credo für Ihre anstehenden Migrationen gerne mitgeben.
