02. Juli 2020

Microsoft Teams - Schluss mit dem Chaos!

Cloud, Collaboration, Consulting, Microsoft365, Microsoft Teams
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Nicht nur, aber vor allem jetzt während der COVID-19-Phase setzen viele Firmen auf Microsoft 365. Diejenigen, die etwas früher dran waren und Microsoft 365 bereits nutzen, haben spätestens jetzt den dadurch gewonnenen Mehrwert erkannt. Andere haben davon gehört und mussten aufgrund von COVID-19 reagieren und die Tore in diese riesige Welt für ihre Mitarbeiter öffnen. 

Die Welt von Microsoft 365 bietet zahlreiche Funktionalitäten, die den Arbeitsalltag effizienter und angenehmer gestalten können. Aber ebenso wie die Tools die tägliche Arbeit der Mitarbeiter erleichtern können, können sie auch herausfordern. In dieser weiten Welt treffen die Mitarbeiter auf eine Vielzahl von Tools und Oberflächen, die zwar meist unterschiedliche, aber teilweise auch ähnliche oder gar gleiche Funktionalitäten bieten.

Zahlreiche Firmen müssen sich jetzt genau diesem Problem stellen: Vor oder während COVID-19 musste die gesamte Toolpalette von Microsoft 365 Hals über Kopf ausgerollt werden, um den Mitarbeitern sofortiges Homeoffice zu ermöglichen. Neben der täglichen Arbeit und der Arbeitsumstellung ins Homeoffice mussten sich diese von heute auf morgen mit einer komplett neuen Arbeitsweise vertraut machen. Verständlich, dass bei so vielen Tools, Möglichkeiten und der Individualität der einzelnen User verschiedene Nutzungsmuster für gleiche Use Cases entstehen und jeder Mitarbeiter so arbeitet, wie er es am besten findet. Die Folge davon ist eine Reihe von Herausforderungen, mit denen sich auch das Unternehmen auseinandersetzen muss:

Keiner weiss mehr so genau, wo welche Dokumente abgelegt wurden, welche Informationen wo gestreut oder bezogen werden müssen. Es fehlen Guidelines, wie was umgesetzt werden muss, welches Tool wofür und vor allem WIE eingesetzt werden soll. Hinzu kommt, dass häufig bestehende Systeme wie zum Beispiel ein noch nicht abgelöster Fileserver nach wie vor in Betrieb sind und damit die Gefahr von doppelt vorhandenen Dokumenten und unterschiedlichen Versionen bereits jetzt Realität ist.

In der Folge verbringt der einzelne Mitarbeiter plötzlich viel Zeit damit, Inhalte, Dokumente, Informationen und Unterhaltungen zu suchen, zu vergleichen und nachzutragen, um irgendwie die Übersicht zu behalten. Das ist nicht nur ineffizient und generiert jede Menge Arbeit und Ausgaben, sondern ist für die Benutzer auch persönlich frustrierend.

Tipps für ein Marie-Kondo-geprüftes Microsoft 365 Umfeld

Aufgrund der wachsenden Unzufriedenheit mit diesem Zustand muss sich nun auch das Unternehmen mit verschiedenen Herausforderungen beschäftigen: Häufig ist gar nicht so klar, welche Dokumente sich plötzlich in der Cloud befinden und wer Zugriff hat. In der Eile geht schon mal vergessen, dass Dokumente mit speziellem Informationsgehalt für einen entsprechenden Schutz klassifiziert werden sollten. Vielleicht haben Sie sogar besonders schützenswerte Daten, die Sie nur verschlüsselt und mit sehr eingeschränkten Zugriffen ablegen dürfen. Es sind wohl auch längst nicht alle Inhalte dafür gedacht, mit Externen geteilt zu werden.

Doch wie entkommt man dem Dilemma? Gar nicht so einfach. Wie Marie Kondõ beraten wir Sie gerne in Sachen "Ordnung". Wir räumen zwar nicht Ihren Kleiderschrank, dafür aber Ihre Microsoft 365-Welt auf.

Inhalts- und Umgebungsanalyse

Mit einer Inhalts- und Umgebungsanalyse kann man sich einen ersten Überblick über die Situation verschaffen. Dabei decken wir unter anderem folgende Fragen viele Verstecke auf:

  • Welche Ablagen sind doppelt vorhanden?
  • Welche Ablagen existieren - sofern vorhanden - in mehreren Systemen?
  • Sind sensitive Daten vorhanden und müssen Daten gegebenenfalls klassifiziert werden?
  • Bei wem liegt die Verantwortung über die Ablage?

Archivieren und Aufräumen mit ShareGate und Apricot

ShareGate ist DAS Migrationstool, mit welchem doppelt vorhandene Ablagen (Fileshares, SharePoint On-Premises) konsolidiert und in die Cloud migriert werden können. Auch in der Hektik doppelt erstellte Ablagen in der Cloud können damit einfach zusammengeführt und bereinigt werden.

Seit Kurzem ist in der ShareGate-Lizenz auch das Produkt ShareGate Apricot enthalten, welches zusätzliche Funktionen bietet, damit das Aufräumen und später auch das Sauberhalten wesentlich einfacher wird. Mit Apricot können inaktive und vorhandene Teams einfach entdeckt und automatisch archiviert werden. Um etwas mehr Ordnung zu halten, kann Apricot die Teams-Besitzer auch dazu auffordern, ihre Ablage einer Kategorie zuzuordnen (Projekt, Gremium und so weiter).

Apricot hilft auch dabei, den Überblick über extern geteilte Inhalte zu behalten. Über Policies können Teams-Besitzende dazu aufgefordert werden, die geteilten Inhalte periodisch zu überprüfen und zu bestätigen. Wie nebst den geteilten Inhalten auch externe Gastkontos periodische Reviews unterzogen werden können, erfahren Sie in einem unserer kommenden Blogartikel von unseren Microsoft 365 Experten.

Adoption und Change Management

Häufig kommen Adoption und Change Management in Projekten etwas zu kurz – gerade, wenn’s eilt.

Jeder Mitarbeiter durchläuft die Phasen des Change-Prozesses in unterschiedlicher Geschwindigkeit. Dabei ist es wichtig zu verstehen, wer sich in welcher Phase befindet. Diese Erkenntnisse gilt es, dann mit den richtigen Massnahmen entsprechend gezielt zu adressieren. Haben Adoption und Change Management im Einführungsprojekt nicht genügend Platz, bleiben die Mitarbeiter häufig in einer Ablehnungshaltung sitzen und weigern sich, konstruktiv mitzuarbeiten. Damit ist der Zerfall der eigentlich so tollen Microsoft-365-Welt quasi vorprogrammiert. Je länger man damit wartet, umso stärker drückt es dem Unternehmen schliesslich auch auf das Budget und die Produktivität seiner Mitarbeitenden.

Wir setzen hierbei auf das bewährte ADKAR-Konzept von PROSCI. Produktivitätseinbussen können minimiert werden, wenn die Mitarbeitenden aktiv durch die einzelnen Phasen des Change geführt werden. Es wird dafür gesorgt, dass dieser nicht nur verstanden und akzeptiert wird, sondern auch nachhaltig erhalten bleibt.

Definieren der Governance und Einführung der Best Practices

Ohne einheitliche Vorgaben und eine saubere Governance bringt alles nichts und die Aufräumarbeiten sind umsonst. Neben den Aufräumarbeiten helfen auf das Unternehmen adaptierte Microsoft 365 Best Practices. Mit definierten Vorgehens- und Arbeitsempfehlungen können Struktur und Klarheit geschafft werden. Lernvideos, Anleitungen und vor allem Schulungen stützen an allen Fronten.

Laden Sie sich dazu unsere Beispielanleitung zu «Benachrichtigungen in Teams» herunter und bieten Sie Ihren Mitarbeitern mit diesen Empfehlungen einen sofortigen Quick-Win.

Wenn’s schnell gehen muss, haben sich Kurzschulungen mit folgenden Schwerpunkten bewährt:

Stufe 1: Kickstart

  • Kurzeinführung Remotework mit Chat und Meeting. 
  • Fokus auf ein minimales Set der Funktionalitäten von Teams – nur Kommunikation, keine Dokumente.

Stufe 2: Zusammenarbeit

  • Übersicht der Möglichkeiten in Microsoft 365.
  • Ausweitung auf Teamzusammenarbeit, Fokus auf Dokumentablagen und Kollaborationsmöglichkeiten in Teams und SharePoint.

Stufe 3: Advanced

  • Zusätzliche, wichtige Tools, die eingesetzt werden sollen.
  • Weitere Funktionalitäten wie zum Beispiel Suchen in Microsoft 365, Benachrichtigungen im Teams korrekt einstellen, Dokumente synchronisieren und so weiter.

Mit diesen einfachen Schritten bringen Sie Ordnung ins Chaos und können Microsoft 365 effizienter einsetzen.

Microsoft 365 Consultant
celine.horst@garaio.com
+41 58 310 70 74
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