16. März 2021

Papierloses Büro dank Low-Code Apps

Microsoft Azure, Low-Code Apps
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Die login Berufsbildung AG machte schon im Jahr 2016 den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro. GARAIO entwickelte sechs Powerapps, die den Ablauf von Standardprozessen entscheidend vereinfacht und dabei auch die Nutzerfreundlichkeit erhöht haben.

Papier hat ausgedient, neu werden administrative Prozesse digital abgewickelt. Dieser Grundsatz prägt die Zukunftsausrichtung der login und führte vor fünf Jahren zum Entscheid, sechs Anwendungsfälle neu mittels App abzuwickeln statt mühsam mit Akten zu jonglieren. Die login ist der Bildungspartner der SBB, der BLS und vielen weiteren Unternehmen und Partnern in der Mobilitätsbranche. Für diese Unternehmen organisiert die login marktorientierte Berufslehren, Praktika und weiterführende Ausbildungen und betreut so über 2'000 Lernende in mehr als 25 Berufen.

Skalierbar, schnell und einfach

Alle diese Lernende haben Bedürfnisse und Anliegen, welchen die login so gut wie nur irgendwie möglich gerecht werden will. Das führte vor einigen Jahren dazu, dass die Administration viel Zeit der Mitarbeitenden verschlang und zunehmend komplizierter wurde. Auf der Suche nach einer schnellen und einfachen Lösung unterstützte GARAIO die login und entwickelte sechs Powerapps, die auf Microsoft Flow, Azure AD und Excel basieren. Solche Low-Code Lösungen sind prädestiniert dafür, innert kurzer Zeit und mit relativ geringem Entwicklungsaufwand ein optimales Digitalisierungsergebnis zu erzielen. Zusätzlich ist eine Low-Code App das Gegenteil von schwerfällig, sondern lässt sich flexibel den aktuellen Bedürfnissen anpassen. Zusammen mit der hohen Skalierbarkeit und einer kurzen Time-to-Market waren Low-Code Apps deshalb die perfekte Lösung für die zunehmend überlastete administrative Abteilung der login.

Administration wird entlastet

Einige der Anfragen wiederhohlen sich bei login häufig und lassen sich daher gut durch einen Standardprozess abwickeln. Konkret definierte login sechs Anwendungsfälle, die mit Powerapps vereinfacht und verbessert werden können. Diese sind:

  • Rückerstattung von Auslagen: Jährlich gibt es rund 1‘000 Rückerstattungsforderungen von Lernenden. Dieser Prozess ist dank der Powerapp jetzt ganz einfach: Ein Lernender erfasst in der App, wenn er beispielsweise einen Nothelferkurs besucht hat und sich die Kosten rückvergüten lassen möchte. Nachdem diese Meldung erfasst wurde und der dazugehörige Beleg fotografiert wurde, wird sie automatisch an den Ausbildungsleitenden zur Bestätigung weitergeleitet. Nach erfolgter Bestätigung kann die Rückvergütung ausgelöst werden. Am Ende jedes Monats erhalten die Verantwortlichen ausserdem ein automatisch generiertes PDF, auf dem alle Aktivitäten sichtbar und nachvollziehbar sind.
  • Zimmerzulage: In dieser Low-Code Lösung können Lernende auf einfache Art und Weise erfassen, wann sie wo übernachtet haben und diesen Aufenthalt von den Vorgesetzten bewilligen lassen.Es genügt, die genauen Daten plus einen Scan oder ein Foto der Quittung anzugeben, um den Bewilligungsantrag abzuschliessen und eine Bestätigung zu erhalten. Mit dieser Bestätigung können die Auslagen anschliessend über die Powerapp Rückerstattung zurückgefordert werden. 
  • Jugendurlaub: In dieser Powerapp können Jugendurlaube analog zur Zimmerzulage erfasst, automatisch zentral abgewickelt und später zentral archiviert werden. Auch dieser Prozess ist völlig frei von Medienbrüchen und für die Nutzenden einfach anwendbar und nachvollziehbar.
  • Sprach- und Projektaufenthalt: Auch hier können die genauen Daten plus nötige Bestätigungen und Anhänge hochgeladen werden, um den Bewilligungsantrag zu stellen. Da ein erfolgreicher Abschluss des Prozesses nicht möglich ist, so lange ein erforderliches Dokument fehlt, steigt die Qualität der Anträge.
  • Ordentlicher Lehraustritt: Die Lernenden wickeln die Bestätigung ihres Austrittes vollständig über die App ab und können rechtzeitig daran erinnert werden.
  • Personalmutation: Eine Änderung der persönlichen Angaben kann jetzt einfach per App erledigt werden. So lässt sich beispielsweise eine Adressänderung schnell und einfach erfassen. Diese Angabe wird dann zentral gespeichert und automatisch an alle betreffenden Umsysteme weitergegeben.

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Die Powerapps sind klar strukturiert und einfach in der Bedienung (v.l.n.r.: Anwendungsfälle Rückerstattung, Spach- und Projektaufenthalt, ordentlicher Lehraustritt, Personalmutation).

Effizienz und Zufriedenheit gesteigert

Die Umsetzung dieses papierlosen Büros in Form der sechs Low-Code Apps bietet der login aber weit mehr als nur einen ökologischen Mehrwert. In allen Anwendungsfällen wurde ein Prozess standardisiert, kann zentral und dank dem generierten PDF nachvollziehbar durchgeführt werden. Dadurch generiert die login einen Effizienzgewinn und steigert ganz nebenbei auch die Qualität der Anträge. Die Nutzer der Applikationen profitieren von einem einfachen, schnellen Prozess ohne Medienbrüche, der vollständig digital und mobiletauglich ist. So steigt die Zufriedenheit der Lernenden und zeitaufwändige, manuelle Prozesse gehören bei login der Vergangenheit an. Obwohl die sechs Powerapps schnell und vergleichsweise einfach entwickelt und eingeführt wurden, sind sie heute noch immer im Einsatz und helfen der login, das Tagesgeschäft effizient und papierlos zu bewältigen.

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