Kennen sie das obenstehende Bild? Wohl kaum, es wurde anhand eines bekannten Vorbilds mit KI für diesen Blog generiert. Es stellt aber genau die Situation dar, welcher ein Projektteam für die Einführung von Microsoft 365 (M365) gegenübersteht. Der Rand zum Abgrund ist schmal und von rechts und links brechen die Wellen herein. Fehltritte können den sicheren Weg in die Wolke erschweren. Und so falsch ist der Vergleich vielleicht gar nicht?
Ein Big Bang - Was für ein Feuerwerk! Schalter umgelegt, M365 eingeführt, oder… Das dauert alles viel zu lang!
«Wir brauchen eine Big Bang Theorie.» Bitte, was? Lediglich knapp 60 Terabyte? Ist doch überhaupt kein Problem! Wir migrieren die Daten einfach übers Wochenende. Ab Montag wird dann nur noch in der Cloud gearbeitet. Der perfekte, grosse Knall.
Vorsicht! Eine unzureichende Planung der Datenmigration von bestehenden Systemen zu Microsoft 365 kann zu Datenverlusten oder ungewollter Unterbrechung von Geschäftsprozessen führen.
Bevor die Daten nach M365 migriert werden, sollte die Gelegenheit genutzt werden, die vorhandenen Inhalte zu überprüfen und zu bereinigen. Die Migration unnötiger oder veralteter Daten kann zu Unordnung und Verwirrung führen, und die Effizienz beeinträchtigen.
Und überhaupt: wie gross wäre der Aufwand, einen Big Bang vorzubereiten? Wahrscheinlich irrelevant kleiner, oder eher unangenehm grösser, als wenn strukturiert, mit wohldefinierten Einheiten, die migrationswürdigen Daten identifiziert und für die künftige Nutzung auf den Zielstrukturen vorbereitet werden. Der Nutzen für die Betroffenen ist bei strukturiertem Vorgehen eindeutig grösser, da die Vorbereitung unmittelbar vor der Migration stattfindet und die aktuellen und individuellen Bedürfnisse der Migrationseinheit besser abdecken wird.
So gross ist die Veränderung mit Microsoft 365 doch gar nicht, oder?
Die Fakten zeigen da eher das Gegenteil. Die Arbeitsweise jeder betroffenen Person wird sich ändern. Egal, ob es die sogenannten «Information Worker» sind, welche tagtäglich in gleissendem Neonlicht ihre Arbeit am Bildschirm erledigen, oder die «Frontline Worker», welche unter Beihilfe von mobilen Geräten bei schweisstreibenden Bedingungen ihren Beitrag zum Erfolg leisten. In den meisten Fällen werden sich Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit für alle verändern.
Die Vernachlässigung der organisatorischen und kulturellen Veränderungen, die mit der Einführung von M365 einhergehen, kann zu Widerständen, geringem Engagement der Benutzer und mangelnder Integration in die täglichen Arbeitsabläufe führen. Ein Vorhaben dieser Grössenordnung bedingt in jedem Fall die Begleitung durch ein qualifiziertes Change Management.
Ja, wo rennen sie denn?
Wenn keiner vorausgeht, zerstreut sich die Menge und jeder, respektive jede handelt dann grad nach Belieben. Das neue System wird eingeführt. Ohne die Begleitung im gesamten Prozess, fallen Betroffene danach oft in alte Muster zurück. Sie erfinden Umgehungslösungen, um das neue System nicht wie vorgesehen nutzen zu müssen. Jaja, früher war alles besser.
Wenn die unterschiedlichen Interessengruppen nicht ausreichend in die Vorbereitungen einbezogen werden, führt dies in der Regel zu Widerstand, schwacher Benutzerakzeptanz und einer mangelnden Anpassung der Lösung an die Unternehmensanforderungen.
Die Bildung eines Netzwerks von Champions hilft, die Migrationen besser vorzubereiten und effizienter durchzuführen und fördert die Akzeptanz. Champions sind Vorreiter, Early Adopters, Digital Natives, oder einfach Interessierte, welche aus den eigenen Reihen der Benutzer kommen und die Interessen des Teams gegenüber den Projektmitgliedern vertreten, und umgekehrt, quasi als Evangelisten die «Botschaft» des Projekts an ihre Teamkolleg:innen, in eigenen Worten weitergeben. Sie sind die Leuchttürme, die ihrem Team den Weg weisen und die Wellen brechen können.
Wissen wäre Macht...
… wird aber überbewertet. Word, Excel, Powerpoint… Das kennen ja schon alle. Telefonieren und Chatten? Auch nichts Neues, praktiziert jeder auf seinem Smartphone. Ja ok, jetzt haben wir das Ganze irgendwie in Teams und die Daten gleich auch noch. Da sollte eigentlich eine kurze Infomail, ein knackiges Video oder eine News im Intranet ausreichen. Für Schulungen hat ja sowieso niemand Zeit, es wird nicht aufgepasst und zur Spezies der notorischen E-Mail-Bearbeiter-während-Meetings dringt die Materie überhaupt nicht durch.
Allerdings wirkt sich die Vernachlässigung von angemessenen und entlang des Migrationspfades angepassten Schulungen negativ auf die Benutzerakzeptanz aus. Gleichermassen sind auch begleitende Informationen, mittels klarer und für alle verständlicher Kommunikation bezüglich der mit M365 eingeführten Änderungen eine hervorragende Ergänzung zu Schulungen. Begleiten Sie den Veränderungsprozess bewusst mit geeigneten Massnahmen. Stärken Sie so die Akzeptanz und unterstützen sie die Betroffenen, das Potenzial der neuen Plattform zu nutzen.
Freiraum für Kreativität
Governance? Das ist doch nur ein weiteres Schlagwort, das geschaffen wurde, um uns zu verwirren. Ich meine, wer braucht schon eine Governance, wenn man einfach alles auf OneDrive speichern kann und es «sicher» ist, weil es in der Cloud ist?
Ja genau, wir schaffen den antiautoritären Tenant. Freiheit für alle! Microsoft 365 erlaubt es den Benutzern grundsätzlich, selbst Teams und Kanäle zu erstellen und zu verwalten. Dies kann zu einer unkontrollierten Vermehrung von Teams führen, die schwer zu überblicken und zu pflegen sind. Um dies zu vermeiden, sollte man von Beginn weg die Rahmenbedingungen festlegen, welche unter anderem Namenskonventionen für Gruppen, Regeln für Mitgliedschaften, Archivierung und Löschung von Teams definieren. Ausserdem sollte regelmässig überprüft werden, ob die Teams noch aktiv und relevant sind.
Ohne klare Governance, Richtlinien und Wegweisungen können M365-Implementierungen chaotisch und schwer verwaltbar werden. Die Erarbeitung und konsequente Anwendung einer Governance ist für eine erfolgreiche Implementierung entscheidend.
Datenmigration? Warum die Hornbachmethode nicht funktioniert…
«Ja natürlich wird das PDF der Einladung zur Firmenweihnachtsfeier von Anno 2014 noch benötigt! Nein, ganz sicher nicht, das können wir nicht löschen. – Unsere Datenstruktur weist einen ausserordentlich hohen Komplexitätsgrad auf, wir können unmöglich hier eine Restrukturierung, geschweige denn Bereinigungen vornehmen. Das muss alles, so wie es ist, migriert werden. – Migration? Vorbereitung? Nein dafür haben wir keine Zeit, wir leisten hier die wirklich, wirklich wichtige Arbeit! Nein, auch nächstes Jahr haben wir keine Zeit! Wo denken sie hin? – Datenklassifizierung? Bitte? Wie soll ich das denn nun wieder bewerkstelligen?»
Zugegebenermassen, das bittere Ende mag etwas übertrieben erscheinen. Ich bin mir aber sicher, Bilder in den Köpfen einiger Betroffener haben sich bestimmt schon so abgespielt.
Unumstritten ist, das Fell eines Migrationsverantwortlichen muss dick, seine Fähigkeit seinem Gegenüber Verständnis zu zeigen und seine Überzeugungskraft stark ausgeprägt sein.
Wenn der Entscheid lautet, dass die Daten, oder mindestens die produktiven und nutzbaren Dokumente migriert werden müssen, dann ist dem auch so [sic]. Es sei an dieser Stelle auch angemerkt, dass der technische Prozess, also die Migration per se, in der Regel nicht den Benutzern selbst überlassen werden sollte, die Arbeiten rund um die Migration hingegen schon. Jede betroffene Migrationseinheit soll ihrerseits eine verantwortliche Person stellen. Ganz genau, das sind die erwähnten Champions, welche nicht nur die Datenstruktur ihrer Abteilung, vielmehr auch ihre Pappenheimer und deren datenbezogenen Vorlieben bestens kennen. Hegen und pflegen sie ihre Champions, es zahlt sich aus!
Fazit – Schaffen Sie Leuchttürme, um die Brandung zu brechen!
Hätten Sie diesen Abschnitt zuerst gelesen, wäre ihnen der Rest erspart geblieben. Die Einführung von Microsoft 365 betrifft oftmals einen Grossteil der Mitarbeitenden. Vermeiden Sie Frust und Demotivation durch stetige Kommunikation, Begleitung der Betroffenen im Prozess und adäquates, bedürfnisorientiertes Schulen. Erstellen Sie um Himmelswillen eine Governance. Geben sie aber den Betroffenen so viel Freiraum wie möglich, damit sie ihren neuen digitalen Arbeitsplatz mit ihrem Team weitestgehend selbst gestalten können. Tragen Sie den Daten Sorge. Vermeiden Sie, die «Müllkippen» vom Fileserver unkontrolliert zu übernehmen. Prüfen Sie, ob und welche Daten überhaupt in der Cloud gespeichert werden sollen. Schaffen Sie ein nachhaltiges Netzwerk von Champions. Und da wäre noch… – ach, ich denke, das genügt für heute. Berücksichtigen Sie schon mal das Erwähnte. Schaffen Sie ein echtes Leuchtturm-Projekt. Trotzen Sie der Brandung. Alles Weitere zu gegebener Zeit – unsere Employee Experience Gurus verraten Ihnen gerne Ihre Geheimnisse.
