05. August 2020

Wann verwende ich welchen Kanal?

Collaboration, Microsoft365, Communication
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Welchen Kommunikationskanal nutze ich in welchen Fällen? Wie gestalte ich den Informationsaustausch effektiv und der Situation entsprechend? Anhand von Beobachtungen zur synchronen und asynchronen Kommunikation wird klar, welche Faktoren bei der Entscheidung mündlich versus schriftlich ausschlaggebend sind. 

Führungskräfte und Mitarbeitende in Unternehmen stehen immer öfter vor der Herausforderung, den richtigen Kanal für die Kommunikation zu wählen. Microsoft 365 bietet alleine für die Kommunikation schon mehrere Services - welcher davon sich für einen spezifischen Fall am besten eignet, wird anhand der Theorie von synchroner und asynchroner Kommunikation deutlich. 

Synchrone und asynchrone Kommunikation 

Auf der einen Seite gibt es die asynchrone Kommunikation. Damit bezeichnet man sämtliche Kommunikation, die mit Lesen und Schreiben zu tun hat. Dabei passiert das Senden einer Botschaft nicht zeitgleich mit deren Empfang, der Prozess ist also verzögert und versetzt. Ein gutes Beispiel für asynchrone Kommunikation ist eine E-Mail.

Bei der synchronen Kommunikation hingegen laufen Senden und Empfangen der Botschaft mehr oder weniger gleichzeitig ab. Beispiele dafür sind alle Arten der Kommunikation, die in Echtzeit stattfinden und mit Sprechen, Zuhören und Verstehen zu tun haben, also idealerweise ein Gespräch.

 

Kommunikationsmatrix

 

Welcher Kanal passt?

Das war der kleine theoretische Exkurs, jetzt kommen wir zur praktischen Anwendung. Die entscheidende Frage lautet doch: Welche Art der Kommunikation passt in welchen Fällen? Nach meiner Ansicht gilt dabei folgende Faustregel: Je rationaler das Thema, desto asynchroner darf die Kommunikation sein und je emotionaler das Thema, desto synchroner sollte die Kommunikation sein.

Microsoft Teams deckt beide Arten der Kommunikation sehr gut ab. Zum einen kann ich schnell, einfach und transparent meine Nachricht platzieren (asynchrone Kommunikation). So sind alle informiert und als Team sind wir alle auf dem gleichen Wissens- und Informationsstand.

Zum anderen kann ich eine Online-Besprechung planen und so Face-to-Face ein Gespräch durchführen (synchrone Kommunikation). Mit den neuen Funktionen, die laufend eingespielt werden, habe ich so nahezu das Feeling von einem persönlichen Gespräch. Wichtig dabei ist, dass die Kamera bei einer Online-Besprechung immer bei allen Gesprächsteilnehmenden angeschaltet ist. 

Beispiele aus dem Alltag

Als Veranschaulichung hier noch je ein Beispiel aus dem Berufsalltag.

  • Asynchrone Kommunikation: In einem gemeinsamen Projekt habe ich eine Aufgabe erledigt und Anpassungen an einem Dokument gemacht. Ich informiere nun meinen Teamkollegen via Microsoft Teams über den Stand der Aufgabe. So weiss er, dass er mit seiner Arbeit beginnen kann.
  • Synchrone Kommunikation: Als Projektleiter stelle ich fest, dass Aufgaben von einem meiner Projektmitglieder nicht termingerecht erledigt werden. Ich vereinbare ein Gespräch, um das Thema direkt mit dem Mitarbeitenden zu besprechen. Wenn ein persönliches Treffen nicht möglich ist, führen wir das Gespräch mindestens über Microsoft Teams (Video-Calling).

Was ist Ihre Meinung dazu? Welchen Kommunikationskanal verwenden Sie in welchen Fällen?

 

Microsoft 365 Consultant
roberto.birrer@garaio.com
+41 58 310 71 27
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