10. Dezember 2021

100'000 Migros Mitarbeitende auf dem Weg in die digitale Welt

Microsoft365, Microsoft SharePoint, Microsoft Teams, Employee Experience, Change Management
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Migros setzt im Bereich Employee Experience auf Microsoft 365 und hat gemeinsam mit GARAIO bereits ein Pilotprojekt umgesetzt. Julia Langfeld erzählt, welche Herausforderungen dem Migros-Genossenschafts-Bund dabei begegnet sind und wie diese gemeistert wurden.

Die Migros, eines der grössten Detailhandelsunternehmen der Schweiz, möchte sich stets weiterentwickeln und bereit sein für die digitale Zukunft. Deshalb startete das Unternehmen 2018 eine Mission: Alle rund 100’000 Mitarbeitende sollen dank M365 zusammenarbeiten und kommunizieren können. «Wir wollen effizienter werden und zukunftsfähig bleiben», sagt Julia Langfeld, technische Projektleiterin bei Migros-Genossenschafts-Bund.

Alle Mitarbeitenden mitnehmen – egal ob Schlachterei oder Büro

Diese Vision ist aufgrund der komplexen und dezentralisierten Genossenschaftsstruktur der Migros nicht ganz einfach zu erreichen. Aktuell haben rund zwei Drittel aller Mitarbeitenden der Migros keinen digitalen Zugang. «Wir wollen alle mitnehmen, nicht nur die Menschen, die im Büro arbeiten», erklärt Julia Langfeld den Plan der Migros, «es geht darum, jeden einzelnen bedürfnisorientiert digital zu befähigen und so langfristig gesehen die Zusammenarbeit zu fördern.»

Ermöglicht werden sollen grundsätzlich drei Arten der Kommunikation:

  • Formelle interne Unternehmenskommunikation über alle Organisationsgrenzen hinweg: «Alle Mitarbeitenden sollen in Realtime erreicht und mit wichtigen Informationen versorgt werden können», sagt Julia Langfeld zu dieser Form der Kommunikation, die gerade auch in Zeiten einer Pandemie unablässig geworden ist.
  • Soziale Kommunikation und themenbasierte Communities: «Es besteht das Bedürfnis, Arbeiten digital auszuführen oder sich digital mit Kollegen auszutauschen, die in einem ähnlichen Unternehmensbereich tätig sind», sagt Julia Langfeld.
  • Informeller Austausch und Zusammenarbeit in Teams.

Mit Microsoft Teams soll es einen zentralen Einstiegspunkt für alle Mitarbeitenden geben, ergänzend dazu kommen ein Intranet und diverse Applikationen. Je nach dem, ob ein Mitarbeitender an der sogenannten Front, also im Verkauf direkt oder in der Produktion arbeitet, oder seinen Tag an einem Bürotisch am Desktop verbringt, sieht diese Einstiegsseite aber grundlegend anders aus. «Ein Mitarbeitender einer Schlachterei hat einen ganz anderen Wissensstand und andere Bedürfnisse als ein Marketingmitarbeitender, der an seinem Schreibtisch sitzt», stellt Julia Langfeld fest. Diesen Unterschieden müsse man gerecht werden. Das Communication & Collaboration Konzept der Migros sieht deshalb vor, Front-Mitarbeitende mobil und schnell mittels Push-Mitteilungen fokussiert zu informieren, während die Büromitarbeitenden eher detaillierte Informationen erhalten.

Change Management unglaublich wichtig

«Wir haben sehr schnell gemerkt, dass dieses Projekt mehr beinhaltet als einfach ein bisschen IT», sagt Julia Langfeld. Die grössten Herausforderungen auf dem Weg zur digitalen Zusammenarbeit sind deshalb nicht technischer Art. Die Einführung einer Employee Experience Platform geht immer mit einer organisationalen Veränderung einher und die Mitarbeitenden müssen daher zwingend auf dieser Reise begleitet und betreut werden. «Kommunikation und Change Management sind während dem gesamten Prozess absolut zentral», weiss Julia Langfeld. Man versuche deshalb, individuell auf die Menschen einzugehen und sie mit auf die Zielgruppe abgestimmten Massnahmen und Inhalten zu erreichen. «Individualität ist bei uns der Schlüssel zum Erfolg», sagt Julia Langfeld.

Pilotprojekt erfolgreich durchgeführt

Um die technischen Elemente möglichst früh überprüfen und mögliche Herausforderungen identifizieren zu können, wurde Anfang 2021 erfolgreich ein Pilotprojekt durchgeführt. So konnte die Migros mit einem Bruchteil der Belegschaft prüfen, ob einerseits die technischen Installationen wie gewünscht funktionieren, und ob andererseits das Schulungskonzepts die Mitarbeitenden digital befähigt und begeistert. Ein wichtiges Learning aus diesem erfolgreichen Pilotprojekt ist laut Julia Langfeld die Einsicht, dass das Schulungskonzept weiter ausgebaut und individualisiert werden muss, um wirklich jeden Mitarbeitenden abzuholen und ihm zu helfen, seine persönlichen technischen Hürden zu meistern. «Wir wollen effizienter werden und zukunftsfähig bleiben, und dazu müssen wir die Menschen dort abholen, wo sie sind», sagt Julia Langfeld.

Bei allen diesen Überlegungen, Vorbereitungen und Projekten wichtig war und ist ein starker Partner. «Ohne die Unterstützung von GARAIO wären wir heute nicht so weit», sagt Julia Langfeld.  Man könne von den vielen Erfahrungen der GARAIO aus anderen ähnlichen Projekten profitieren. «So müssen wir nicht jeden Fehler selbst machen, sondern werden vorher gewarnt», meint Julia Langfeld.

Detaillierte Informationen zum Projekt im Video

Wer mehr zum Projekt beim Migros-Genossenschafts-Bund erfahren möchte, kann sich die Videoaufzeichnung des GARAIO EX-Breakfasts anschauen. Dort zeigt Julia Langfeld detailliert auf, welche Strategie die Migros eingeschlagen hat sowie welche Erfahrungen und Learnings das Unternehmen aus den ersten Piloten gemacht hat.

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