Auch wenn das Thema noch so leidig ist. Im Jahr 2020 trafen die Fluten der Zwangsdigitalisierung viele Unternehmen mit unerwarteter Wucht. So manche griffen nach dem Microsoft 365-Rettungsring. Eigentlich eine gute Idee. Doch nun wird festgestellt, dass es keinen Rettungsring, sondern ein stabiles Schiff benötigt. So viel zur Metapher; kommen wir zur Sache.
Wenn UX und EX zusammenspannen
Der Begriff Employee Experience (EX) zeugt an sich von einer grossartigen Grundidee. Die Angestellten werden als ein Kernelement des Unternehmens wahrgenommen. Das schreit förmlich nach menschenzentrierten Vorgehensmodellen. Zumindest aus der Sicht eines UX Professionals wie mir. Das Prinzip ist das gleiche, nur statt ein verkaufbares Produkt oder eines Service an die Bedürfnisse von Kunden anzupassen, werden mit M365 Prozesse zur Optimierung und Leistungssteigerung, an die Arbeitsbedürfnisse der Angestellten angepasst. Hierbei können menschenzentrierte Vorgehensmodelle und Methoden aus der Nutzerforschung, wie sie im Bereich User Experience eingesetzt werden, weiterhelfen.
Nur eine Frage der Technik
M365 bietet enorm viele Möglichkeiten zur Digitalisierung. Das stimmt. Doch gibt es hier die Annahme, dass jeder mit Microsoft Produkten umgehen kann. Doch das stimmt nur bis zu einem gewissen Grad.
Digitalisieren und moderne Arbeitskonzepte zu schaffen, hängt natürlich von den technologischen Mitteln ab, die man dafür einsetzt. Darum legen die meisten auch besonderen Wert darauf. Doch wie so oft und wie wir immer wieder feststellen dürfen, gehen hier die Menschen vergessen, welche mit diesen neuen Systemen und Prozessen zurechtkommen müssen.
Das M365 Ökosystem hat vielfältige Finessen, Optionen und Funktionen, welche nicht nur korrekt aufgesetzt, sondern auch in Prozesse ergonomisch eingeplant und den Nutzern korrekt erklärt werden müssen. Die Vielfältigkeit kann der Zusammenarbeit und Produktivität zum Verhängnis werden, wenn die Bedürfnisse der Nutzer, also der Angestellten, in dieser Planung nicht berücksichtigt werden.
Digital. Und jetzt?
Viele Unternehmen haben, wie in der Metapher beschrieben, sehr notgedrungen den Weg der Digitalisierung mit M365 eingeschlagen. Manches hat besser funktioniert und manches eher weniger. Doch irgendwie stellt sich nun die Frage, was als Nächstes kommt.
Im besten Fall funktioniert es. Dann kann man sich fragen, wie man diesen Schwung weiterführen kann. Es gibt viele Möglichkeiten durch KI und Automatisierungen mit M365 mehr aus der Digitalisierung herauszuholen.
Im schlimmsten Fall kämpft man mit wachsender Unzufriedenheit der Angestellten, unübersichtlichen halb digitalen Prozessen und einer verkeilten Installation. Da gilt es herauszufinden, wo man am besten anfängt, das zu richten.
Aber wenn wir mal ehrlich sind, steckt man in den meisten Fällen wohl irgendwo dazwischen. Nur ist es schwierig herauszufinden, wo genau man steckt und was man am besten tun sollte, um weiterzumachen. Hier setzt das Employee Experience Assessment an.
Wie ein Röntgenbild für das Unternehmen
Wenn man eine M365 Installation hat, ist es schwer objektiv das grösste Optimierungspotenzial zu identifizieren oder Ursachen für Schwachstellen zu isolieren. Schlussendlich ist es schwer herauszufinden, wo man am besten anfangen sollte und danach fortfahrt.
Das Employee Experience Assessment ist eine effizient durchführbare Analyse. Die M365 Installation wird zwar auch technisch eingestuft, aber die Menschen, welche täglich mit dem System arbeiten, rücken ins Zentrum. Dies erlaubt eine Einschätzung der für das Unternehmen wichtigsten Chancen und Schwächen. Denn eine technisch einwandfreie Installation kann nicht ihr volles Potenzial entfalten, wenn sie konzeptionell den Nutzern Schwierigkeiten bereitet.
Mit einer Mischung aus qualitativen Interviews und quantitativen Erhebungen identifizieren und priorisieren wir Probleme und ungenutztes Potenzial. Dazu geben wir Handlungsempfehlungen und zeigen weitere Schritte auf, um alles aus M365 herauszuholen.
Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie mehr über das Assessment und darüber, was ihre M365 Installation könnte.
