Copilot im Unternehmen: Warum Kultur und Nutzerbefähigung über den KI-Erfolg entscheiden

Künstliche Intelligenz ist in aller Munde. Kaum ein Management-Team, das nicht nach dem goldenen Use Case sucht, um den Durchbruch zu schaffen. Unsere tägliche Arbeit mit Kunden bei der Einführung von KI Tools wie Microsoft Copilot zeigt: Dabei wird ein zentraler Aspekt unterschätzt: Die eigentliche Produktivitätsexplosion liegt nicht in der nächsten „KI-App“, sondern in der Art und Weise, wie Mitarbeitende KI im Alltag nutzen – und wie Unternehmen diesen Change aktiv gestalten.

Jetzt herunterladen: Flyer GARAIO Copilot Adoption Framework 

Die Realität im Büroalltag

Heute ist es doch oft so:

• Smarte Mitarbeitende probieren Tools wie ChatGPT oder Copilot aus und finden eigene Wege, KI produktiv einzusetzen.
• Die Mehrheit bleibt jedoch zurückhaltend – unsicher, wie man KI sinnvoll in den Arbeitsalltag integriert oder ist von den ersten eigenen Gehversuchen enttäuscht.
• Unternehmen investieren selten in Anwenderfreundlichkeit, Schulung und Begleitung, sondern setzen darauf, dass „die Tools für sich sprechen“. Das gilt leider für zentrale Produktivitätstools wie Microsoft Teams genauso wie für KI-Tools wie Copilot.

Das Ergebnis: Einzelne KI-Superuser steigern ihre persönliche Effizienz massiv (und die möchten KI nicht mehr hergeben) – doch das kollektive Potenzial der Organisation bleibt ungenutzt.

Der Hauptfehler: KI wird als App statt als Arbeitsprinzip und Mitarbeitendenkompetenz gedacht

Viele IT-Entscheider suchen nach der einen Anwendung, die KI nutzbar macht und erlaubt, einen klaren ROI auszuweisen. Doch diese anwendungsorientierte Sicht ist überholt.

Was übersehen wird: KI ermöglicht verteilte Prozesse, neue Entscheidungswege und agile Zusammenarbeit. Nicht die App bringt den Fortschritt – sondern die Befähigung der Organisation, KI als Teil von Prozessen und Kollaboration zu leben.

Der unterschätzte Change-Aspekt

Change & Adoption heisst hier:

• Mitarbeitende im Umgang mit KI-Tools befähigen – Start mit Copilot / ChatGPT, je nach Anwendung andere dazufügen.
• KI als Chance für gemeinsame Prozessverbesserung begreifen – wer schon mal die Organisation und Protokollierung von GL- oder VR-Besprechungen miterlebt hat, weiss worum es hier geht.
• Skepsis abbauen und Kompetenz aufbauen, anstatt Nutzende allein zu lassen – Trainings sind ein guter Anfang, KI-Champions Communities helfen Kompetenz nachhaltig in die verschiedenen Bereiche einer Organisation zu tragen.

Wer diese Hausaufgaben macht, hebt den eigentlichen KI-Schatz am Arbeitsplatz: Produktivitätssteigerung durch breite Anwendung im Alltag.

Die Chancen stehen gut, dass wir uns an einem Wendepunkt befinden. KI ist mehr als ein weiterer Hype – sie hat das Potential, der lange gesuchte Produktivitätsbooster in Wissensarbeit und Kollaboration zu sein.

Aber nun konkret: Das GARAIO Copilot & KI Adoption Framework

Das GARAIO Copilot Adoption Framework kombiniert Strategie, Veränderungsmanagement und Technologie in einem ganzheitlichen Vorgehen. Es unterstützt Unternehmen dabei, Microsoft 365 Copilot und eigene KI-Agenten nachhaltig einzuführen – mit klar messbarem Nutzen und starker Verankerung in der Kultur.

Der Ansatz gliedert sich in vier Phasen:

• Phase 1 - Get Ready: Strategische Leitplanken und Business Value definieren, Use Cases auswählen, technische und sicherheitsrelevante Readiness prüfen sowie Mitarbeitende frühzeitig einbinden und befähigen.
• Phase 2 - Onboard: Organisatorische Grundlagen schaffen – mit Kompetenzaufbau, bewährten Change-Methoden (z. B. PROSCI®), einer aktiven KI-User Community (Champions) und zielgruppengerechten Schulungen.
• Phase 3 - Impact: Wirkung und Wertschöpfung der ersten Anwendungen und Use-Cases sichern – durch Erfolgsmessung (KI-Dashboard) sowie Weiterentwicklung von Use Cases.

• Phase 4 - Extend: Copilot und KI-Lösungen ausbauen, eigene Agenten entwickeln, Daten-Management stärken und Methoden und Knowhow etablieren, um Wissen, Governance und Innovation langfristig zu sichern.

Fazit

GARAIO unterstützt Unternehmen mit Copilot Jumpstart durch gezielte Trainings und den Aufbau interner KI-Kompetenzen dabei, Künstliche Intelligenz auf breiter Front effizient und sicher einzusetzen. Einsteigen in Microsoft Copilot und Wissen was es bringt? Mit GARAIO in die KI-Zukunft: Microsoft Copilot richtig einführen – und weiterdenken

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