GARAIO | Kundenerlebnis | Digitalisierung in der Gebäudepflege: Wie Allpura die Offerterstellung für Reinigungsunternehmen revolutioniert

Projekt

Allpura hat in Zusammenarbeit mit GARAIO ein digitales Kalkulationstool entwickelt, das seinen Mitgliedern die Offertstellung für Gebäudereinigung automatisiert und die Effizienz und die Genauigkeit steigert.

Leistungen

Consulting, Workshops, Konzeption, Entwicklung, Business Analyse, Testing, Dokumentation, Betrieb, Wartung, Support

Kunde

Allpura, der Arbeitgeberverband für Gebäudedienstleistungen in der Schweiz, setzt sich dafür ein, seinen Mitgliedern innovative Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die ihren Arbeitsalltag erleichtern.

Projektdauer

6 Monate

Die Ausgangslage

Viele Reinigungsunternehmen arbeiten noch mit veralteten, manuellen Methoden zur Kostenschätzung. Obwohl sich die Aufwände im Bereich der Raumpflege anhand standardisierter Parameter wie Anzahl Räume, Flächen, Fenster, Bodenbeläge, Reinigungszweck und Regelmässigkeit genau berechnen lassen, läuft der Verkaufsprozess in vielen Gebäudedienstleister-Unternehmen immer noch sehr manuell ab. «Oft sogar handgestrickt», wie es Jürg Brechbühl von Allpura treffend beschreibt: «Berechnungen basieren häufig auf Bauchgefühl und schätzungsweisen Annäherungen statt auf fundierten Kalkulationen, welche die individuellen Angaben des Kundenauftrags berücksichtigen.» Um ihre Mitglieder zukünftig in diesem Bereich zu unterstützen, entschied sich Allpura gemeinsam mit GARAIO ein digitales Tool zu entwickeln, welches diesen Prozess mit digitaler Unterstützung professionalisiert.

«Mit dieser digitalen Kalkulationsmöglichkeit schaffen wir einen wirklichen Mehrwert. Mit diesem Tool ist es möglich innert kürzester Zeit ein auf die Unternehmung massgeschneidertes Angebot zu erstellen. Der integrierte Branchenstandard (Kalkulationsmethodik) und die gemeinsame Investition erleichtert den Einstieg in die Digitalisierung.»

Jürg BrechbühlPräsident Zentralvorstand, Allpura

Die Lösung

In enger Zusammenarbeit mit Allpura und intensivem Austausch mit Endkunden entwickelte GARAIO ein Tool, das die initialen Erwartungen von Allpura schlussendlich übertraf. Das Tool ermöglicht den Gebäudereinigungsunternehmen, die individuellen Parameter, welche eine Offertanfrage üblicherweise enthält, standardisiert zu erfassen oder zu importieren und die gewünschten Dienstleistungen im Gebäude sowie die Kadenz der Gebäudepflege auszuwählen. Auf dieser Grundlage generiert das Tool eine professionell berechnete Offerte im individuellen Erscheinungsbild des einzelnen Reinigungsunternehmens. Ein integrierter PDF-Generator ermöglicht den Download der Offerte, um diese per Anhang als E-Mail zu senden oder auszudrucken. Akzeptiert ein Kunde die Offerte, kann im Tool direkt ein entsprechender Vertrag generiert und wiederum exportiert werden.

Der Erfolg

Diese simple Lösung entspricht den Bedürfnissen der zahlreichen kleineren Unternehmen in der Gebäudepflege und ist einfach und wartungsarm.

Die Reinigungsunternehmen profitieren mit der digitalen Unterstützung bei der Kalkulation und mit den Standardtemplates von einer enormen Erleichterung, einer deutlichen Steigerung der Effizienz sowie einer erhöhten Professionalität im Verkaufsprozess.

Die Pilotphase mit drei Reinigungsunternehmen verlief reibungslos und erfolgreich. Die Unternehmen waren begeistert von der Genauigkeit und dem professionellen Erscheinungsbild der mit dem Tool generierten Offerten. In der Folge entschied sich Allpura, das Tool offiziell allen Mitgliedern zur Verfügung zu stellen.

Funktionen im Überblick

Raumliste erfassen (oder importieren)
Gewünschte Zusatzdienstleistungen auswählen
Corporate Design wie Logo hinterlegen
Integrierter PDF-Generator
Zentrale Vorlagenverwaltung für Offerte und Vertrag
Datenschutz durch Trennung in einzelne Mandanten

Rundum-Sorglos-Paket

Das Tool steht allen Mitgliedern von Allpura kostenlos zur Verfügung. Lediglich für das Onboarding, das die Erfassung der Nutzerzugänge und die Erstellung der individuellen Templates beinhaltet, wird ein Pauschalbetrag erhoben.

GARAIO sorgt für einen reibungslosen Betrieb und Wartung des Tools in der Azure Cloud und steht Allpura für Supportanliegen im Bereich 2^nd Level zur Verfügung.

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Ein Blick in die Zukunft

Mit diesem Projekt ermöglicht Allpura ihren Mitgliedern, den Verkaufsprozess dank digitaler Unterstützung zu optimieren: Die Offertstellung wird standardisiert, präzisiert und professionalisiert. Die genaueren Kalkulationen verbessern auch die Planung der Personalressourcen in der Gebäudepflege. Schlussendlich erhöht dieses Tool die Effizienz der Reinigungsunternehmen und ermöglicht dank verbesserter Planung qualitativ bessere Arbeitsresultate, was die Zufriedenheit der Endkunden erhöht.

Digitalisierung in der Gebäudepflege: Wie Allpura die Offertstellung für Reinigungsunternehmen revolutioniert

Die Ausgangslage

Die Lösung

Der Erfolg

Funktionen im Überblick

Rundum-Sorglos-Paket

Ein Blick in die Zukunft

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