Die login Berufsbildung AG machte schon im Jahr 2016 den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro. GARAIO entwickelte sechs Powerapps, die den Ablauf von Standardprozessen entscheidend vereinfacht und dabei auch die Nutzerfreundlichkeit erhöht haben.
Papier hat ausgedient, neu werden administrative Prozesse digital abgewickelt. Dieser Grundsatz prägt die Zukunftsausrichtung der login und führte vor fünf Jahren zum Entscheid, sechs Anwendungsfälle neu mittels App abzuwickeln statt mühsam mit Akten zu jonglieren. Die login ist der Bildungspartner der SBB, der BLS und vielen weiteren Unternehmen und Partnern in der Mobilitätsbranche. Für diese Unternehmen organisiert die login marktorientierte Berufslehren, Praktika und weiterführende Ausbildungen und betreut so über 2'000 Lernende in mehr als 25 Berufen.
Alle diese Lernende haben Bedürfnisse und Anliegen, welchen die login so gut wie nur irgendwie möglich gerecht werden will. Das führte vor einigen Jahren dazu, dass die Administration viel Zeit der Mitarbeitenden verschlang und zunehmend komplizierter wurde. Auf der Suche nach einer schnellen und einfachen Lösung unterstützte GARAIO die login und entwickelte sechs Powerapps, die auf Microsoft Flow, Azure AD und Excel basieren. Solche Low-Code Lösungen sind prädestiniert dafür, innert kurzer Zeit und mit relativ geringem Entwicklungsaufwand ein optimales Digitalisierungsergebnis zu erzielen. Zusätzlich ist eine Low-Code App das Gegenteil von schwerfällig, sondern lässt sich flexibel den aktuellen Bedürfnissen anpassen. Zusammen mit der hohen Skalierbarkeit und einer kurzen Time-to-Market waren Low-Code Apps deshalb die perfekte Lösung für die zunehmend überlastete administrative Abteilung der login.
Einige der Anfragen wiederhohlen sich bei login häufig und lassen sich daher gut durch einen Standardprozess abwickeln. Konkret definierte login sechs Anwendungsfälle, die mit Powerapps vereinfacht und verbessert werden können. Diese sind:
Die Powerapps sind klar strukturiert und einfach in der Bedienung (v.l.n.r.: Anwendungsfälle Rückerstattung, Spach- und Projektaufenthalt, ordentlicher Lehraustritt, Personalmutation).
Die Umsetzung dieses papierlosen Büros in Form der sechs Low-Code Apps bietet der login aber weit mehr als nur einen ökologischen Mehrwert. In allen Anwendungsfällen wurde ein Prozess standardisiert, kann zentral und dank dem generierten PDF nachvollziehbar durchgeführt werden. Dadurch generiert die login einen Effizienzgewinn und steigert ganz nebenbei auch die Qualität der Anträge. Die Nutzer der Applikationen profitieren von einem einfachen, schnellen Prozess ohne Medienbrüche, der vollständig digital und mobiletauglich ist. So steigt die Zufriedenheit der Lernenden und zeitaufwändige, manuelle Prozesse gehören bei login der Vergangenheit an. Obwohl die sechs Powerapps schnell und vergleichsweise einfach entwickelt und eingeführt wurden, sind sie heute noch immer im Einsatz und helfen der login, das Tagesgeschäft effizient und papierlos zu bewältigen.