PendenZA - Pendenzenverwaltung für die Zivilstandesämter des Kantons Bern

Damit die Zivilstandesämter des Kantons Bern in Zukunft ihre Pendenzen und Geschäftsfälle noch effizienter, einfacher und kundenorientierter bearbeiten können, entwickelt GARAIO im Auftrag des Amtes für Migration und Personenstand des Kantons Bern die Software PendenZA.

Mit dieser Lösung sind die Mitarbeiter der Zivilstandesämter in der Lage, schnell und gezielt auf sämtliche Geschäfte ihres Zuständigkeitsbereichs zuzugreifen. Die Erstellung von Dokumenten auf der Basis von vordefinierten Vorlagen wird für den Mitarbeiter ebenso benutzerfreundlich sein, wie für den Teamleiter die Anzeige der aktuellen Geschäftsfälle seines Teams.

Schwerpunkte werden bei der Entwicklung auf die einfache und intuitive Bedienung sowie auf die schnelle Suchfunktionalität innerhalb der Pendenzen gelegt. Bezüglich Ergonomie entwickelt der Bereich „Interactive Design“ von GARAIO eine auf die Bedürfnisse der Benutzer massgeschneiderte Benutzeroberfläche (Graphical User Interface – GUI). Diese erlaubt es – quasi auf den ersten Blick – alle relevanten Geschäfte, die den jeweiligen Benutzer, das Team oder das zuständige Amt betreffen, einzusehen.


Abbildung 1: Entwurf Startseite von PendenZA

Auch für die Darstellung der Prozesse geht man neue Wege: Nach eingehender Analyse stellte man fest, dass die Mitarbeiter der verschiedenen Zivilstandesämter nach ganz unterschiedlichen Prozessschritten arbeiten können. Deshalb musste der ursprüngliche Ansatz eines Schritt-für-Schritt Prozessablaufs überdacht werden.

In Zusammenarbeit mit dem Team des Amtes für Migration und Personenstand konnten unsere Architekten und Business Engineers aber elegante Lösungen finden. So wurde neu eine interaktive Checkliste mit zugehöriger Historyfunktion konzipiert, welche die Abarbeitung von Pendenzen in vielen möglichen Kombinationen zulässt, wobei die Nachverfolgbarkeit aufgrund der Historyfunktion nach wie vor gegeben ist.


Abbildung 2: Entwurf Checkliste und Fallhistory

Neben der eigentlichen Pendenzenverwaltung und Geschäftsfallübersicht wird auch die Korrespondenz vollständig in die neue, Webbrowser-basierte Lösung integriert. Über einen komfortablen Editor können Briefe aus vordefinierten Vorlagen erstellt, bearbeitet und direkt als PDF-Datei versendet werden. Zudem wird die Anwendung eine eigene Ressourcenverwaltung beinhalten, welche es den Ämtern erlaubt, die Reservationen für die benötigten Ressourcen (z.B. Räume für Ziviltrauungen etc.) zentral vorzunehmen. So werden Doppelspurigkeiten und Missverständnisse bei der Reservation vermieden.

Das Projekt wird in drei Entwicklungsphasen (sog. Sprints) nach agilen Methoden durchgeführt und befindet sich zur Zeit etwa in der Mitte des Entwicklungszyklus. Zielsetzung ist es, die Entwicklung per Ende August abgeschlossen zu haben, damit genügend Zeit für die Schulung und Einführung bleibt. Ab Januar 2010 werden dann alle Zivilstandesämter des Kantons Bern mit der neuen Lösung arbeiten.

Ihre Kontaktperson:

Patrick Herren
Head of Services, Partner