FORMS – eine Erfolgsgeschichte geht weiter

Es gibt Themen, die nie an Aktualität verlieren. Das Einhalten der CI/CD-Richtlinien ist in den meisten Unternehmen so ein Thema. Es ist darum wenig erstaunlich, dass GARAIO die neuste Generation des Vorlagenerstellungs- und Verwaltungswerkzeugs FORMS lanciert.

Die FORMS Suite besteht aus zwei Produkten, dem FORMS Manager und dem FORMS Organizer. Der FORMS Manager ist ein ausgeklügeltes Werkzeug, um Dokumente und Vorlagen in Microsoft Word zu erstellen. Ihre Mitarbeitenden werden mit Eingabeassistenten durch die Dokumentenerstellung geführt. Dabei gehen keine wichtigen Informationen vergessen und die Dokumente werden im korrekten Layout erstellt. Häufig verwendete Angaben können gespeichert, Absender- und Empfängerangaben direkt aus Basissystemen bezogen werden, womit ein hoher Automatisierungsgrad erreicht werden kann.

Abbildung 1: FORMS Manager im Administratoren-Modus

Die Vorlagenersteller können die Eingabeassistenten selbständig erstellen und auf die spezifischen Eigenheiten eines jeden Dokumententyps eingehen. Ganz ohne Programmierkenntnisse, nur durch Konfiguration, können Vorlagenersteller Eingabemasken neu erstellen oder bestehende verändern. Sowohl die Eingabemasken als auch die Vorlagen können mehrsprachig geführt werden. Offline-Arbeiten, Feldvalidierungen, Eingabehilfen und vieles mehr ist mit dem FORMS Manager eine Selbstverständlichkeit.

Vorlagen verwalten und automatisch verteilen
Das zweite Produkt ist der FORMS Organizer. Die Mitarbeitenden können die benötigten Vorlagen über eine lokale Applikation suchen und abonnieren. Diese kommuniziert mit dem Server, von dem sie laufend mit den aktuellsten Vorlagen versorgt wird. Existiert auf dem Server eine neuere Version einer Vorlage, wird diese automatisch heruntergeladen, ohne dass die Abonnenten sich darum kümmern müssen. Das ist die einfache Grundidee dieses Produkts. Die Vorlagenersteller können mehrsprachige Vorlagen erfassen, die in der zentralen Datenbank abgelegt werden. Die Vorlagen werden mit Metadaten wie Versionsnummer, Schlagworten und Kategorien ergänzt und Berechtigungen definiert. Zusätzlich können Notizen und News hinterlegt werden, so dass weitere Kommunikationsmassnahmen überflüssig sind. Alle wichtigen Informationen sind direkt den Vorlagen angehängt. Statistiken geben zudem einen Überblick über das Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden, wie häufig einzelne Vorlagen genutzt und Abonnemente verändert werden.


Abbildung 2: FORMS Organizer mit aufgeklappter Suche

FORMS – neue Kunden und neue Funktionen
Der FORMS Manager wird bei diversen Departementen der Bundesverwaltung bereits seit längerer Zeit erfolgreich eingesetzt. Den Wechsel zu Windows VISTA und Office 2007 haben wir zum Anlass genommen, die Applikation auf den neusten Stand der Technik zu bringen. Zur gleichen Zeit konnten wir mit der Post einen neuen Kunden gewinnen, in dessen Auftrag wir das Produkt um einige interessante Funktionen erweitern konnten. Der FORMS Organizer ist bei der Post bereits seit Jahren erfolgreich im Einsatz.

Nachfolgende Liste enthält bestehende und neue Funktionen, die der FORMS Manager bietet:

• Neue Platzhalter: Word 2007 unterstützt eine neue Art von Controls, die so genannten Content Controls. Im Gegensatz zu den heute bekannten Platzhaltern wie Felder (Fields), Formularfelder (Legacy Controls), Active X Controls, Bookmarks, etc. unterscheiden sich die Content Controls in erster Linie dadurch, dass sie geschützt werden können. Ohne das ganze Dokument sperren zu müssen, kann so verhindert werden, dass Mitarbeitende Inhalte löschen oder verändern.
• Eigener Ribbon: Ein eigener FORMS-Ribbon (eigenes Register) anstelle der alten Toolbar wurde erstellt.
• Master Templates: Master Templates definieren die globalen Einstellungen bestimmter Dokumententypen z.B. der allgemeinen Geschäftskorrespondenz. Sie definieren Seitenränder, Schriftgrössen, Formatierungen und so weiter. Die einzelnen Vorlagen basieren auf einem Master Template und übernehmen dessen globale Einstellungen. Das Ziel ist, dass Änderungen in möglichst wenigen Templates ausgeführt werden müssen.
• Zentralisierung von Logos: Bei GARAIO FORMS 2.0 waren die Header-Logos Ressourcen der Applikation. Sie wurden also kompiliert und mit dem Add-in verteilt. Es war deshalb kaum möglich, weitere oder unterschiedliche Logos zu verwalten oder bestehende anzupassen. Um den Austausch und die Zentralisierung der Logos zu ermöglichen, wurden diese von der Applikation losgelöst und können nun separat gespeichert und verteilt werden. Die Logos können auch in Master Templates hinterlegt werden, damit sie nicht in jede Vorlage integriert werden müssen.
• entrale Pflege der Daten (von Controls): Stammdaten innerhalb der Assistenten, wie beispielsweise Inhalte von Dropdownboxen, können zentral ohne grossen Aufwand unter den Vorlagen ausgetauscht werden. Sie müssen nicht mehr in allen Vorlagen neu erfasst werden. Wird beispielsweise in einer Vorlage bei der Klassifikation ein zusätzlicher Vermerk „Persönlich“ eingegeben, kann dieser per Knopfdruck auf andere Vorlagen übertragen werden.
• Integration Drittapplikationen (Schnittstelle): Möglichkeit aus Drittapplikationen (z.B. Web-Applikationen) Daten an eine Vorlage zu übermitteln.
• Programmierschnittstelle: Eine Programmierschnittstelle für VBA und .NET wurde implementiert.
• Neustes .NET Framework: Migration auf .NET Framework 3.5 und VSTO 3.0.
• Performance: Im Bereich Performance konnten Optimierungen realisiert werden.
• Mehrsprachigkeit in nur einer Vorlage: Es ist nur eine Vorlage notwendig, um alle Sprachen abzudecken.
• Schnittstellen: Es gibt eine Vielzahl von Schnittstellen von und zu anderen Applikation (u.a. eine ActiveDirectory- und eine Outlook-Anbindung, eine XML-Schnittstelle, Dokumenten-Management-System-Unterstützung etc.)
• Absender-, Empfänger- und lokale Daten: Es ist möglich, eine Vielzahl von Absender- und Empfängeradressen zu erfassen, damit jede Adresse garantiert nur einmal eingeben werden muss. Ausserdem kann jede einmal getätigte Eingabe als Standard definiert werden.

Lesen Sie mehr zum Thema Office Automation und FORMS in unseren Reference Cases:
- Reference Case - Die Post (PDF)
- Reference Case - Schweizerische Bundeskanzlei (PDF)


Ihre Kontaktperson:

Remo Herren
Project Manager