Birdview – das einfache Prinzip der Ressourcenplanung

Seit rund eineinhalb Jahren beschäftigen wir uns im Bereich Innovations mit alternativen Technologien. Basierend auf unseren Erkenntnissen haben wir Projektvorhaben realisiert und einige Produktideen geprüft. Eine Idee, die wir realisiert haben, möchten wir hier vorstellen. Das Produkt trägt den Arbeitstitel „Birdview“. Es handelt sich um eine Ressourcenplanung, die in erster Linie für Dienstleistungsbetriebe konzipiert wurde.

Zu Beginn der Entwicklung haben wir einige grundlegende Entscheide gefällt. Dabei ging es nicht nur um die eingesetzte Open-Source-Technologie, sondern in erster Linie um die Prinzipien, die uns in diesem Projekt leiten sollten. Es ist uns besonders wichtig, dass eine Lösung passgenau auf die Bedürfnisse der Zielgruppe zugeschnitten ist. Gerade bei Standardprodukten ist das selten der Fall. Oft sind die Lösungen übermächtig und bieten viel zu spezifische Funktionen, die über die Jahre hinweg für kleine Zielgruppen zusätzlich implementiert worden sind. Einiges davon könnte vermutlich ersatzlos gestrichen werden. Im Gegensatz dazu kann unser Produkt etwas pointiert formuliert „fast nichts“. An diesem „fast nichts“ haben dennoch zwei Personen zusammengerechnet fast ein halbes Jahr entwickelt. Jedoch haben wir nach unserem Prinzip entwickelt, das hoffentlich bald in der ganzen Branche Fuss fassen wird: die Rede ist von Reduktion. Minimale anstatt maximale Funktionalität. Denn weniger ist oft mehr, wenn das Wenige gut gewählt ist. Die entscheidende Frage war deshalb für uns: Auf welche Funktionen können wir verzichten, welche kompensieren und welche sind absolut essentiell?

„Die Lösung wird man vermutlich nicht gebrauchen können.“
Birdview ist aus einem internen Bedürfnis entstanden. Eigentlich die beste Voraussetzung für einen Produktentwickler, da die Zielgruppe im Haus sitzt und jederzeit befragt werden kann. Zu Beginn des Projekts haben wir die für die Ressourcenplanung verantwortlichen Projektleiter und das Management befragt. Es entstand ein klassischer Anforderungskatalog, in diesem Fall eine mehrseitige Excelliste, die uns überreicht wurde. Wir teilten unseren „Kunden“ mit, dass wir die Anforderungen sichten, einen Lösungsansatz suchen und präsentieren würden. Gleichzeitig kündigten wir an, dass die Lösung nicht alle Anforderungen abdecken werde. Eine Aussage, die einige Skepsis hervorrief und einige meinten sogar: „Die Lösung wird man vermutlich nicht gebrauchen können.“.

Doch nachdem wir dem Management unsere erste Version vorgestellt hatten, erhielten wir das „GO“ die Lösung soweit fertigzustellen, dass ein Testlauf im Intranet mit unseren Datenbeständen möglich war. An einem Mittwoch im Juli war es soweit. Einen Tag später hatten die Benutzer bereits alle Ressourcen erfasst und rege Einsatzplanungen erstellt.

Abbildung 1 - Ressourcenplanung nach ein paar Tagen Einsatz der Beta-Version

Die Abbildung zeigt aus der „Vogelperspektive“ die Planung der GARAIO AG, wie sie ungefähr Anfang Juni ausgesehen hat. In der vertikalen finden wir die gut fünfzig Mitarbeitenden, die mit Birdview verplant werden. Auf der horizontalen, jeweils farblich unterschieden, die verschiedenen Projekteinsätze und Abwesenheiten. Gut erkennbar ist der Starttermin (zweite Spalte), an dem Birdview das erste Mal zum Einsatz kam. Mit einem Schlag wurden die verschiedenen bis dato genutzten Excel-Tabellen überflüssig.

„Es kann fast nichts, aber was es kann, kann es dafür umso besser.“
Getreu unserem Prinzip, dass eine gute Lösung nicht kompliziert sein darf, haben wir aus der Anforderungsliste gestrichen so viel wir konnten. Resultat war ein Funktionsumfang, der vielleicht den einen oder anderen Wunsch offen lässt, dafür aber überraschend wenig Rückfragen oder Supportaufwand generiert. Und vor allem: Die Benutzer sind zufrieden.

„Informatik setzt sich zusammen aus ‚Information‘ und ‚Automatik‘. Automatisieren sollte man nur Repetitives, Kompliziertes oder Gefährliches.“
Alles, was nicht mindestens einem dieser Kriterien standhalten konnte, wurde in Frage gestellt. Die meiste Zeit haben wir daher diskutiert, reduziert und neu implementiert. Dies so lange, bis wir zu einer Version gelangten, die intuitiv bedienbar ist, funktional die wesentlichen Aspekte abdeckt und vor allem schrittweise mit dem Wissen der Benutzer wachsen kann.

„Web 2.0 führte zu überraschenden Markterkenntnissen, wie beispielsweise, dass auf dem Internet Nischenmärkte mehr Umsatz generieren als Blockbuster. Web 2.0 führte aber auch zu vollkommen neuen Verfahren, wie riesige Datenmengen sinnvoll geordnet und strukturiert werden können.“
Es ist immer angebracht, ein Informatikprojekt wohlstrukturiert und in definierten Phasen abzuwickeln. Ob es hingegen sinnvoll ist, eine Informatiklösung wie einen Hausbau anzugehen, darf bezweifelt werden. Denn während aus Bits und Bytes etwas Dynamisches und Flexibles entstehen soll, wird aus Backsteinen und Mörtel etwas Unbewegliches. Bei Birdview sind wir daher einen Schritt weiter gegangen. Wir haben als Informatiker alle Anforderungen auf der Liste noch einmal hinterfragt und nach sinnvollen Lösungen und gängigen Verfahren gesucht. Denn es ist selten so, dass Informatiklösungen komplett auf der grünen Wiese beginnen. Meistens hat man eine Vorgängerversion oder ein Konkurrenzprodukt, an dem man sich orientieren kann. Daraus entstehen Anforderungskataloge und aus diesen neue Lösungen. In unserem Projekt wählten wir in zweifacher Hinsicht einen anderen Weg: Zum einen wurde der Anforderungskatalog aus Sicht des Informatikers fundamental überarbeitet und verdichtet. Zum anderen haben wir in der Umsetzung ein iteratives Verfahren gewählt, bei dem letztlich in vielen Einzelschritten eine Software entstanden ist, die bereits mehrere „Versionen“ hinter sich hatte, BEVOR sie dem Benutzer zur Verfügung gestellt wurde.

Funktionsumfang des Produkts
Mit Birdview lassen sich die Einsatzpläne Ihres Personals verwalten. Dabei kann jede Person auch mehrfach verplant werden. Zur Strukturierung der Mitarbeitenden verwenden wir ein Tagging-System, auf das wir später noch detaillierter eingehen. Damit können die Mitarbeitenden sowohl hierarchisch als auch nach Fachkompetenz über ein einziges Eingabefeld strukturiert werden.

Die Einsätze können in Planungseinheiten von minimal einem halben Arbeitstag hinterlegt werden. Da Birdview eine grafische Eingabe erlaubt, können Sie diese Einheiten mit der Maus verschieben, vergrössern oder verkleinern. Jede Einheit hat also eine Definition des Zeitraums von X bis Y, der grafisch erfasst wird, plus ein einziges weiteres Datenbankfeld. Auch dieses funktioniert mit dem Tagging-System. Ein solches „Tag“ entspricht einem Stichwort, wobei ein oder mehrere solcher Stichworte erfasst werden können. So können wir definieren, für welches Projekt der Mitarbeitende tätig ist, in welcher Phase das Projekt steht und wer es leitet. Im Eingabefeld würde in diesem Fall stehen: Birdview, Phase 1, tg. Diese drei Stichworte sind gleichwertig und werden im gleichen Eingabefeld erfasst. Die Tags können später genutzt werden, um die Einsatzpläne zu strukturieren, zu sortieren oder zu filtern. Damit ist im Prinzip schon 80 Prozent des Funktionsumfangs beschrieben. Sowohl kleinste, mittlere bis auch grössere Projekte können mit Birdview verwaltet werden, da die Tags mit der Aufgabe wachsen.

Sehen Sie selbst
Einfachheit und Komfort der Lösung sind nur schwer in Worte zu fassen. Am besten probieren Sie es einfach aus. Momentan läuft Birdview als Beta-Version im internen Betrieb. Wir rechnen damit, dass wir das Produkt noch vor Jahresende der breiten Öffentlichkeit als Internet-Dienst zugänglich machen können. Falls Sie nicht so lange warten möchten, kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Demo. Gerne zeigen wir Ihnen, wie Birdview aufgebaut ist und wie wir durch die gezielte Wahl sehr starker Open-Source-Tools in Rekordzeit eine Lösung geschaffen haben, die nicht nur funktioniert, sondern begeistert.

Mehr Informationen:
Das iterative Vorgehensmodell (PDF)

Ihre Kontaktperson:

Thomas Garaio
Head of Innovations