REM Mobile App – Elektronisches Wohnungsabnahmeprotokoll

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REM Mobile App – Elektronisches Wohnungsabnahmeprotokoll

Was bei vielen Immobilienverwaltern bisher noch via Papierformular, unter Zuhilfenahme von Fotoapparat, Klemmbrett etc. erledigt werden muss, wird für REM-Anwender künftig durch eine neue Mobile App wesentlich vereinfacht: Exklusiv wurde für IG REM Partner Livit AG eine Wohnungsabnahmeprotokoll-App erstellt, welche mittels iPad genutzt werden kann. Eine funktional erweiterte zweite Version, welche für alle REM Kunden erhältlich sein wird, befindet sich bereits in Umsetzung.

Beim Ein- sowie beim Auszug aus einer Mietwohnung wird durch den zuständigen Bewirtschafter ein Wohnungsabnahmeprotokoll erstellt, welches den aktuellen Zustand des Mietobjekts bei der Übergabe festhält. Dieses dient dazu, dass sich die beteiligten Parteien über allfällige Schäden am Mietobjekt und deren Reparaturen einigen. Den grössten Nutzen stiftet die App durch die Wiederverwendbarkeit von Informationen, sowohl durch das Update der Daten in REM nach erfolgter Abnahme als auch bei einer nächsten Übergabe. Weitere Vorteile sind die einheitlichen Bezeichnungen von Mängeln, die Möglichkeit diese fotografisch festzuhalten sowie die Unterstützung für die Erstellung der Schlussrechnung. Der Gesamtprozess wird also effizienter und die Datenqualität, welche schon bisher eine grosse Stärke von REM war, kann noch weiter gefestigt werden.

Einfache Handhabung und optimale Prozessunterstützung

Damit der Bewirtschafter eine Abnahme mit der REMApp durchführen kann, meldet er sich via iPad auf der Applikation an und ruft die Mietverhältnisse ab. Dabei werden ihm aufgrund der Datenberechtigung in REM bereits nur jene Objekte zur Verfügung gestellt, für die er auch verantwortlich ist. Das elektronische Abnahmeprotokoll führt ihn anschliessend Schritt für Schritt durch die notwendigen Punkte. Die Grunddaten wie „Einziehender Mieter“ und „Ausziehender Mieter“ können mit aktuellen Daten vor Ort ergänzt oder verändert werden und werden am Schluss in REM übernommen. Viele Daten sind bereits vorhanden, wie z.B. die Anzahl Räume die aufgrund der Stammdaten angelegt werden.

Jeder Raum verfügt über sämtliche zu kontrollierende Elemente (z.B. Heizkörper, Bodenbeläge, Fenster etc.), sodass kein Detail vergessen geht. Ist ein Mangel aufgenommen, können hierzu bereits Kosten erfasst werden. Sollte der Bewirtschafter einen Schaden eingetragen haben, aber keine dazugehörigen Kosten, wird in der App darauf aufmerksam gemacht. Fotos zur Dokumentation werden vor Ort mit dem iPad aufgenommen und mit der Referenz zum jeweiligen Mangel ins Protokoll eingefügt.

Ist die Protokollaufnahme beendet, wird das fertige Dokument durch Mieter und Vermieter direkt auf dem iPad unterzeichnet und per Mail verschickt. Bei Bedarf kann mittels Bluetooth-Belegdrucker ein Beleg ausgedruckt werden. Um die Unveränderbarkeit des Protokolls sicherzustellen, wird dieses vom Zeitpunkt des Abschlusses bis zur Archivierung „eingefroren“. Sollten vor dem Archivieren des Protokolls Ergänzungen oder Änderungen am Protokoll erfolgen, werden die Unterschriften gelöscht. Mit dem Upload auf den Server wird das Protokoll abschliessend auf dem iPad gelöscht und kann damit nicht mehr weiter angepasst werden.

Modernes Arbeitsmittel für REM Kunden

Die erste Version der iPad App aus REM wurde für den IG REM Partner Livit AG unter anderem im Sinne einer Erfahrungssammlung für „Prinzipien und Wirkmechanismen von Mobile Computing im Arbeitsprozess" erstellt. Diese Entwicklung führt selbstverständlich auch zu Herausforderungen, die nicht immer ganz einfach zu meistern sind: Mit der Einführung des elektronischen Wohnungsabnahmeprotokolls eng verknüpft sind organisatorische sowie IT-technische Veränderungen die es nicht zu unterschätzen gilt. Doch Innovationen können nur genutzt und vorangetrieben werden, wenn sich Strukturen aufbrechen lassen.

Die Entwicklungsarbeiten zur REMApp erfolgten vollständig über die GARAIO Tochterfirma OXON AG. Nach ersten Feldtests im Zeitraum von Dezember 2013 – Januar 2014 wurden einige Überarbeitungen durchgeführt, voraussichtlich per Ende März wird die App produktiv eingesetzt. Damit wird ein modernes Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt, das den Organisationsablauf sowie den zeitlichen Aufwand bei der Wohnungsabnahme wesentlich optimiert. Mit der Version 2 werden auch weitere REM Kunden von den Vorteilen des Einsatzes der App an Mobilen Devices im Arbeitsprozess profitieren können.