GRIDWORKS - die modulare Collaboration Engine für SharePoint

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GRIDWORKS - die modulare Collaboration Engine für SharePoint

Elektronische Zusammenarbeitsformen werden immer wichtiger. Hierbei kommt häufig SharePoint, gegenwärtig in der Version 2013, zum Einsatz. Bedingt durch die enorme Komplexität von SharePoint ist die Umsetzung von Collaboration-Szenarien jedoch nicht immer einfach machbar. Hier setzt GRIDWORKS an - die modulare Collaboration-Engine für SharePoint.

Elektronische Zusammenarbeitsformen spielen in Firmen nicht nur intern sondern auch gegen extern eine immer wichtigere Rolle. Beispielsweise sollen Dokumente gleichzeitig von verschiedenen Stellen bearbeitet, Termine mit allen Teammitgliedern koordiniert oder Sitzungen elektronisch durchgeführt werden. Immer häufiger setzen unsere Kunden für solche „Collaboration“-Szenarien SharePoint, gegenwärtig in der Version 2013, ein. Bedingt durch die enorme Komplexität von SharePoint, ist eine Umsetzung der genannten Szenarien jedoch nicht immer einfach machbar. An diesem Punkt kommt GRIDWORKS mit seinen vielfältigen vorgefertigten Lösungskomponenten zum Einsatz.

Mit den GRIDWORKS lassen sich moderne Intranets, leistungsstarke Plattformen für Collaboration und Teamarbeit, ausgefeilte Lösungen für Projektmanagement, Projekt-Controlling und Multiprojektmanagement in kurzer Zeit realisieren. Sitzungsverwaltung, Kursverwaltung sowie Vorlagenverwaltung sind perfekte Ergänzungen.

GRIDWORKS bleibt bewusst nah an SharePoint – alle Standard-Dialoge und das klassische SharePoint-Menüband werden beibehalten. Die zusätzlichen Funktionen sind ins Menüband integriert und können einfach per Mausklick verwendet werden.

Komfortabel und selbstständig arbeiten

Benutzer finden sich rasch zurecht und können von Anfang an selbstständig arbeiten, auch ohne Administratorenrechte und ohne IT-Kenntnisse. Administrative SharePoint-Routineaufgaben wie Websites erstellen oder Berechtigungen vergeben, erledigen berechtigte Benutzer ganz einfach selbstständig. So entstehen keine Wartezeiten und die IT-Abteilung wird entlastet.

Websites einfach selber machen

Benutzer können ihre Websites eigenständig und ohne IT-Kenntnisse erstellen. Der elektronische Prozess (Site-Provisioning) für Beantragung, Erstellung und Genehmigung von Websites ist hinterlegt und vereinfacht die gesamte Administration. Nach der automatisierten Website-Erstellung aktivieren autorisierte Benutzer (Besitzer) die gewünschten Apps und Funktionen einfach per Mausklick.

Technischer Aufbau von GRIDWORKS

Jede SharePoint Lösung basiert auf 3 Layern:

Technologie Plattform:

GRIDWORKS, gegenwärtig in der Version 4.0, basiert auf Sharepoint 2013 und der Office Suite von Microsoft.

Darauf aufbauend beinhaltet der zweite Layer die Basis Funktionen. Die Wichtigsten davon sind:

  • Suchbasierte Navigation, welche sich dynamisch dem Kontext des Benutzers anpasst.
  • Generelle Provisionierung von Ablagen, Feldern, Einstiegsseiten und vielem mehr
  • Berechtigungsmanagement welches den Benutzern auf einfache Art und Weise erlaubt die Zugriffe zu verwalten.

One Click Apps Management mit dessen Hilfe Apps einfach verwaltet werden können.

Die eigentlichen Bausteine (Apps) befinden sich im Layer SharePoint Apps und Add-ons.

Dies sind unter anderem:

  • Collaboration – Szenarien für die Zusammenarbeit in Gruppen, Organisation oder Projekten.
  • Intranet – Zentrales oder dezentrales Publizieren von Informationen mittels Web Content Management
  • Projektmanagement – Abwickeln von Projekten und Koordinieren von mehreren Projekten in einem Projektportfolio
  • Vorlagenverwaltung - Erstellen von neuen Dokumenten in den Dokumentablagen anhand von Vorlagen
  • Sitzungsverwaltung – Organisieren, Durchführen und Protokollieren von Sitzungen
  • Kurse und Veranstaltung – Administrieren und Durchführen von Kursen und Veranstaltungen

Apps werden über Funktionen im Ribbon des SharePoint aktiviert und deaktiviert:

Technischer Aufbau

Die nachfolgende Abbildung zeigt den modularen Aufbau von GRIDWORKS. Die Basismodule (blau gefärbt) sind für alle Kunden dieselben. Kundenspezifischen Anpassungen werden über die Konfiguration und falls nötig, in zusätzlichen kundenspezifischen Modulen umgesetzt.

Durch diese Trennung von Applikationslogik und kundenspezifischen Daten wird einerseits die Upgradefähigkeit verbessert und zusätzlich auch die Abhängigkeit zu GRIDWORKS verringert.

In GRIDWORKS verfolgen wir schon länger, den seit kurzem auch von Microsoft empfohlenen Ansatz, dass SharePoint Elemente per Code erstellt werden sollen. Das heisst, dass sie ihre Daten problemlos auch mit der SharePoint Standardfunktionalität weiterverwenden können, falls sie sich von GRIDWORKS trennen möchten.

Wenn ein Benutzer eine neue Website beantragt oder einen Baustein aktiviert, dann werden die entsprechenden SharePoint Elemente „on the fly“ durch die Provisioning Engine von GRIDWORKS erstellt. Der (kundenspezifische) Aufbau einer GRIDWORKS Website oder eines GRIDWORKS Bausteins wird über XML Konfigurationsdateien gesteuert.

Der Aufbau dieser Konfiguration kann folgendermassen abstrahiert werden:

In sogenannten Activities werden die Schritte beschrieben, welche für die Aktivierung notwendig sind. Aktivitäten können in Bausteinen zusammengefasst werden. Die Activities und Bausteine können wiederum zu einem Webtemplate zusammengefasst werden.

Beispielsweise kann ein Block zur Definition einer Dokumentenablage mit vertraulichen Dokumenten definiert werden. Diese beinhaltet nebst einem Webpart zur Darstellung auf der Einstiegsseite und der Konfiguration der Inhaltstypen auch eine eigene Sicherheitsgruppe mit einer speziellen Berechtigungsstufe.

GRIDWORKS Tools

Die GRIDWORKS Tools sind eine mächtige Sammlung von Funktionen, mit welcher Konfigurationsanpassungen und Administrationsaufgaben erledigt werden können.

Mit den GRIDWORKS Tools kann man SharePoint Apps wie Listen, Bibliotheken, Webparts etc. recht einfach selbst erstellen, in XML exportieren und danach einem Template (z.B. Projekt, Arbeitsgruppe, Team) zuordnen.

Die GRIDWORKS Tools umfassen die folgenden Gebiete:

Direktzugriff auf oft genutzte Website-Administrationsfunktionen

Listen und Bibliotheken konfigurieren, exportieren und als App importieren (ohne Solution Deployment)

Vereinfachte Administration von SharePoint Features

Editor für SharePoint Features

Diagnose Werkzeuge (Direktzugriff auf Cache, Logs, Anzeige der geladenen Assemblies inkl. Versionen, Provisionierungs-Check für Websites und die Möglichkeit bei Problemen die Provisionierung erneut vorzunehmen

Template-Editor

Navigations-Editor für die Konfiguration der Flyout-Menüs

Export/Import von SharePoint Activities (schneller und einfacher Anpassungen vornehmen)

Konklusion

Die Trennung der Konfiguration aller GRIDWORKS Elemente und das damit verbundene Code basierte Provisioning führt dazu, dass GRIDWORKS jederzeit deaktiviert und somit deinstalliert werden kann, werden doch für den Betrieb der Lösung ausschliesslich SharePoint Standard Elemente benötigt.

Seit dem Sommer 2014 empfiehlt Microsoft sämtliche SharePoint Artefakte einer Lösung (Content Types, Fields etc.) nicht mehr mittels CAML Deklaration sondern via Code zu erstellen. Dieser Ansatz hat sich in GRIDWORKS bereits seit mehreren Jahren bewährt.

Dank den Konfigurationsmöglichkeiten können kundenspezifische Anpassungen mit geringem Aufwand und in kurzer Zeit umgesetzt werden.

Mehr Informationen zur neuen Empfehlung von Microsoft bezüglich dem Erstellen von SharePoint Elementen im Code finden Sie im MSDN Artikel "New Guidance from Microsoft for Packaging and Deploying SharePoint Solutions"

Informationen zu GRIDWORKS finden Sie unter www.sharepoint-produkte.ch