FORMS Suite – alles zum Thema Büroautomation
Es gibt Themen, die nie an Aktualität verlieren. Das Einhalten der CI/CD-Richtlinien ist in den meisten Unternehmen so ein Dauerbrenner. Mit der FORMS Suite gibt es jetzt zwei Produkte, dank denen Sie das Thema Büroautomation zu den Akten legen können.
FORMS Manager: Büroautomation leicht gemacht
Mit dem FORMS Manager Vorlagen und Eingabeassistenten erstellen
Mit dem FORMS Manager erstellen Administratoren ganz ohne Programmierkenntnisse Vorlagen und die dazugehörigen Eingabeassistenten. Diese können einen oder mehrere Schritte umfassen und führen die Mitarbeitenden mit Eingabefeldern, Informations- und Fehleranzeigen zum korrekten Dokument. Für die Gestaltung der Eingabemasken steht eine Reihe von Möglichkeiten zur Verfügung:
- Ein- und mehrzeilige Eingabefelder
- Datenfelder, verlinkt mit Absender- oder Empfängerdatenbanken
- Dropdownlisten
- Radio Buttons
- Checkboxen
- Logo-Auswahl
- MUSS-Felder
- und andere mehr
Abbildung: FORMS Manager im Administratoren-Modus
Mit Office 2007 wurde eine neue Art von Platzhaltern eingeführt, die einzeln geschützt werden können. So kann sichergestellt werden, dass die Mitarbeitenden einzelne Platzhalter nicht löschen oder ändern können.
Ein Master-Template steuert das Grundlayout, wie Seitenränder, Schriftart sowie –grösse und so weiter. Änderungen in diesem Bereich müssen also nur im Master-Template und nicht in allen Vorlagen geändert werden.
Sowohl die Eingabeassistenten, als auch die Vorlagen können selbstverständlich mehrsprachig geführt werden. Der Eingabeassistent kann in bis zu sechs Sprachen und die Vorlagen in beliebig vielen Sprachen erstellt werden.
Mit dem FORMS Manager Dokumente erstellen
Die Mitarbeitenden werden mit dem Eingabeassistenten in ihrer bevorzugten Sprache durch die Dokumentenerstellung geführt. Wo nötig werden präzisierende Angaben eingeblendet, fehlerhafte Angaben werden erkannt und eine entsprechende Meldung angezeigt. Absenderdaten können aus dem Active Directory bezogen oder im FORMS Manager verwaltet werden. Empfängerdaten holen die Mitarbeitenden wahlweise aus Outlook oder aus der Datenbank, die sie selber im FORMS pflegen können. So erleichtern zahlreiche Schnittstellen die Arbeit mit dem FORMS Manager.
FORMS Organizer: Aktuelle Vorlagen im Abonnement
Mit dem FORMS Organizer sind die Mitarbeitenden immer mit den aktuellsten Vorlagen versorgt. Dafür müssen sie nur ein Abonnement der benötigten Vorlagen zusammenstellen. Alles andere geschieht praktisch von selbst.
Die Administratoren erstellen die Vorlagen, nach Bedarf auch mehrsprachig, und legen diese auf einem zentralen Server ab. Alle Vorlagen werden mit Metadaten, wie Versionsnummer, Kategorien und Schlagworten versehen und die Berechtigungen gesetzt. Zu jeder Vorlage können nach Bedarf Notizen und News erfasst werden. So sind keine zusätzlichen Kommunikationsmassnahmen mehr notwendig, alle Informationen sind im FORMS Organizer zu finden oder direkt der Vorlage angehängt.
Vordefinierte Statistiken geben Auskunft über das Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden. Welche Vorlagen werden wie häufig verwendet und wie oft werden Abonnemente verändert. Basierend auf diesen Angaben kann die Wichtigkeit einzelner Vorlagen bestimmt werden.
Abbildung: FORMS Organizer mit aufgeklappter Suchmaske
Die Mitarbeitenden suchen und abonnieren im FORMS Organizer die Vorlagen, die sie für Ihre Tätigkeit benötigen. Diese werden lokal abgespeichert, so dass sie auch extern genutzt werden können. Unbemerkt von den Mitarbeitenden kommuniziert der Organizer mit dem zentralen Server, auf dem die Vorlagen abgelegt werden. Findet er dort eine neuere Version, holt er diese und überschreibt die lokale Kopie auf dem Computer aller Abonnenten. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass nur die aktuellsten Vorlagen im Umlauf sind.
Lesen Sie unsere Reference Cases, um einen Eindruck vom Einsatz in der Praxis zu bekommen:
Technische Anforderungen für den Einsatz der FORMS Suite
- Microsoft Windows VISTA (Windows XP auf Anfrage)
- Microsoft Office 2007
- .NET Framework 3.5
Ihre Kontaktperson:
Tim Bänziger
Head of Products